Что входит в обязанности финансового директора

Управление финансами компании требует немало времени, а также навыков работы с отчетностью и планами. Поэтому для контроля за финансовыми показателями в крупных компаниях нанимают отдельного компетентного сотрудника, который может как возглавлять штат финансистов, так и самостоятельно отвечать за финансовое состояние бизнеса. В статье расскажем, какую роль выполняет финдир в компании и какими полномочиями он обладает. 

Роль финансового директора в компании: обязательно ли он нужен?

Финансовый директор — это руководитель, который занимается деньгами компании. Он либо сам отдает поручения, если решение вопроса в его полномочиях, либо дает советы генеральному директору. Основная задача финансового директора компании — приумножать капитал. Для достижения этой цели ему требуется снижать риски, разрабатывать финансовую стратегию, искать подходящие способы инвестирования и многое другое. 

Если компания находится на грани кризиса, то обязанность финансового директора предприятия заключается и в том, чтобы найти причины и способы выхода из ситуации, минимизировать убытки. На финдире лежит большая ответственность за принимаемые решения, в том числе за кадровые решения. Возложенные на него полномочия позволяют нанимать и сокращать сотрудников финансового отдела.

Финансовый директор, как правило, работает в достаточно крупных компаниях. Его непосредственный начальник — генеральный директор или совет директоров. В его подчинении руководители и менеджеры финансового отдела, а также главный бухгалтер и все сотрудники бухгалтерии. 

Функции директора по финансам шире, чем у главного бухгалтера. Поэтому эти две должности нельзя назвать взаимозаменяемыми и нельзя заменить финдира бухгалтером. Однако если гендиректор оформит приказ о возложении соответствующих обязанностей, то финдир может выполнять функции главбуха. Но обычно на предприятиях, где есть отдельные должности для бухгалтеров, финансистов и финдира, обязанности различаются. Главный бухгалтер ведет бухгалтерский и налоговый учет, учитывает доходы и расходы компании. А основная задача финансового директора — анализ полученных показателей и ведение управленческого учета.

В небольших фирмах руководитель может сам вести финансовый учет или пользоваться услугами финдира на аутсорсе, когда этого требуют обстоятельства. В малом бизнесе нанимать отдельного человека — нецелесообразно. 

4 основные задачи финансового директора

В зависимости от масштаба предприятия и количества сотрудников, функционал финансового директора компании может меняться. Но есть основные должностные обязанности, которые финдиректор должен выполнять. Рассмотрим их подробнее. 

Директор по финансам компании проводит анализ, строит стратегии и модели, которые помогают принимать верные управленческие решения. Его цель — удержать компанию от банкротства, предотвратить лишние расходы, увеличить прибыль и общую рентабельность. Чтобы улучшить финансовое состояние фирмы, он выполняет 4 задачи фин директора: 

• Планирование.

• Контроль.

• Прогноз.

• Консультирование. 

Каждое направление деятельности включает целый блок рабочих процессов. 

Планирование

В рамках планирования финдир занимается двумя направлениями: бюджетированием и разработкой финансового плана компании. 

Бюджетирование — это распределение бюджета по подразделениям, отделам и конкретным статьям расходов. Как правило, бюджетирование проводится на год вперед с разбивкой по кварталам, реже — по месяцам. Оно помогает предупреждать кассовые разрывы, исполнять финансовые обязательства в срок и достигать поставленных целей.

За основу нужно брать отчетность за предыдущий год и определять годовой бюджет на затраты организации. Финдир решает, на какие отделы или на какую конкретно деятельность стоит увеличить или урезать бюджет. Например, может быть принято решение повысить бюджет отдела продаж, чтобы увеличить штат менеджеров, так как текущее количество сотрудников не успевает обрабатывать входящие заявки. Или, наоборот, урезать расходы на рекламу, так как она не дала планируемых результатов. 

Вторая обязанность фин директора в рамках планирования — это разработка долгосрочного финансового плана компании. Чаще всего план включает только финансовые показатели, например, увеличение прибыли за год на 5%. Но иногда он основывается и на других аспектах бизнеса, например, увеличение экологичности производства. Это зависит от общей политики компании. 

Финансовый план может состоять из нескольких параллельных задач. Например, годовой план может включать также квартальные, месячные и даже недельные программы. Долгосрочные финансовые модели могут быть рассчитаны на срок до 5 лет. Задачи, которые стоят перед компанией, должны быть выполнимыми, но при этом достаточно амбициозными.

Для чего нужен финансовый план:

• Общий рост стоимости компании на определенный процент или соответствующий денежный эквивалент.

• Увеличение доли рынка, то есть процент продаж в конкретной отрасли. 

• Общий годовой рост чистой прибыли.

• Предотвращение кассового разрыва.

• Эффективность инвестиционного проекта.

Чтобы составить план, финансовый директор кратко прописывает функции и задачи для руководителей отделов по периодам — каких показателей нужно достичь за месяц, а также подбирает инструменты для достижения этих целей. То есть недостаточно просто поставить планку, нужно дать конкретные рекомендации по тому, как до нее добраться. Также он определяет методы контроля по достижению этого плана. 

Контроль

В рамках контроля выполнения финансового плана финдир регулярно запрашивает отчетность, анализирует прибыль и убытки, сверяет их с нормами и предпринимает решения по увеличению или снижению показателей при необходимости. Чтобы сделать систему контроля точной, финансовому директору нужно построить архитектуру управленческого учета. То есть необходимо сделать так, чтобы отчеты со всех отделов поступали к нему в нужной форме и в указанный срок.

Что должен делать финансовый директор для построения архитектуры управленческого учета:

• Подготовить шаблоны и регламенты по заполнению отчетов для руководителей всех отделов. В них должно быть указано, какие данные и куда вносить, вплоть до мельчайших операций. Также нужно показать, из каких документов нужно брать суммы для отчетов.

• Определить даты сдачи отчетности. Например, это может быть конкретная дата: не позднее 10 числа нужно сдавать отчеты с доходами и расходами за предыдущий месяц. Также стоит зафиксировать способ обмена отчетами: подача в печатном виде на стол руководителю, отправка на корпоративную почту, прикрепление файла в CRM и так далее. Чтобы затем не требовалось собирать документы по разным мессенджерам.

• Обработка отчетов, анализ показателей и их объединение. В обязанности директора по финансам входит составление наглядных графиков и диаграмм на основе полученных от руководителей отделов данных — сводный отчет должен быть направлен генеральному директору. 

Упростить архитектуру управленческого учета помогают системы для автоматизации. Их внедрение способствует более упорядоченному сбору данных, а также их автоматической обработке. Чем лучше будет налажен учет, тем проще финансовому директору контролировать показатели. К тому же если на место уволенного руководителя отдела придет новичок, то с отлаженной системой шаблонов и инструкций ему намного проще влиться в работу и быстро формировать отчеты для финдира. 

Зачем нужно посредничество с финансовым директором, не может ли глава компании самостоятельно получать отчеты и смотреть за показателями? Дело в том, что финдир не просто объединяет отчеты, но и анализирует их: находит слабые места, фокусирует внимание руководства на те моменты, которые требуют вмешательства. Он одновременно анализирует балансовый отчет, ДДС и ОПиУ. Но если этого требует ситуация, он запрашивает дополнительные операционные отчеты.

Кроме контроля за отчетностью в функции фин директора входит координация всех отделов, которые работают с деньгами. Он следит за бухгалтерией, чтобы компанию не ждала внеочередная налоговая проверка, а также за отделами продаж и маркетинга. Таким образом, он может контролировать деятельность практически любого отдела и если заметит, что какая-то работа экономически невыгодна, то предложит изменить стратегию. Например, если маркетологи вкладывают средства в продвижение социальных сетей, но не получают лидов с этих площадок, финдир может предложить пересмотреть политику SMM. 

Прогноз

При реализации даже самого продуманного финансового плана руководитель, скорее всего, столкнется со сложностями. Экономический кризис, повышение цен на расходные материалы, вынужденное импортозамещение в связи с санкциями, рост конкуренции, изменения в налоговой базе — с чем только не приходится сталкиваться в бизнесе. Поэтому должность финансового директора обязывает прогнозировать риски и искать способы их минимизации. 

Приведем в пример строительную компанию. Анализ рынка показал финдиру, что высока вероятность скорого повышения стоимости стройматериалов. Какие варианты он может предложить, чтобы снизить риск возникновения убытков:

• договориться с поставщиком о льготных условиях;

• заранее сделать крупную закупку стройматериалов по выгодной цене;

• заблаговременно увеличить цены на услуги;

• прописать в договоре с клиентами пункт о возможном повышении цен на строительство при условии резкого скачка стоимости на стройматериалы.

Грамотное управление рисками повышает общую стабильность компании. Чтобы у фирмы в кризисной ситуации был финансовый запас, необходимо обзавестись инвестиционным портфелем. 

Таким образом, вторая задача в рамках прогноза — это инвестирование. Чтобы получать пассивный доход и приумножать капитал компании, нужно проанализировать, в какие проекты следует вкладывать деньги. Вложения всегда связаны с рисками, и финансовому директору предстоит выбрать инвестиционную стратегию предприятия. Финансист рассчитывает срок окупаемости и определяет, когда и какие суммы потребуется вложить. Причем инвестиции могут быть не только в валюту, драгоценный металл или акции других компаний. Не меньший интерес представляют вложения в открытие филиала или запуск новой продукции. 

Консультирование

Эта функция финансового директора вытекает из предыдущих обязанностей. Все анализы и планы, которые он создает, нстаются только цифрами. Финдир воплощает их в жизнь благодаря тесному контакту с другими сотрудниками компании. Финдир дает советы не только гендиректору, но и руководителям отделов. Он помогает найти ответы на такие вопросы как: 

1. Выгодно ли иметь свой автопарк или лучше пользоваться услугами транспортной компании? 

2. Стоит ли сейчас покупать недвижимость под цех или использовать арендованное помещение? 

3. Когда выгоднее запускать новую линейку товаров? 

4. Как выстроить систему мотивации сотрудников? 

5. Что лучше в конкретной ситуации — взять кредит в банке или привлечь инвесторов? 

Практически любой финансовый вопрос требует консультации финдира. Он может спрогнозировать результат от принятого решения, создать несколько финансовых моделей, чтобы сравнить их и выбрать наиболее выгодный путь развития.

Что не входит в функции финансового директора

Иногда может сложиться впечатление, что на руководителя по финансам возлагается ответственность практически за всю экономическую деятельность компании. Но он подчиняется только гендиректору, а значит, что часть задач можно делегировать на других сотрудников. Так, управление финансами равномерно ляжет на несколько отделов. Только с помощью делегирования можно достичь хороших результатов, в обратном случае у финдира просто не останется времени на выполнение собственных обязанностей. 

Что не входит в обязанности финансового директора:

• Выполнение рутинных задач за подчиненных. Например, если финдир заметил, что запущенная маркетинговая кампания дает плохой результат, он может сказать об этом руководителю отдела. Но он не должен сам придумывать новую рекламу — это не его сфера деятельности. 

• Принятие важных решений. Ответственность за это лежит на главе компании. В то время как финдир только предоставляет исчерпывающую и структурированную информацию о финансовом состоянии, указывает на проблему и предлагает ее варианты решения. Однако последнее слово и ответственность за решение лежит на гендиректоре. 

• Ведение бухгалтерии. Только в том случае, если на это есть отдельный приказ руководства, финдир может выполнять работу главного бухгалтера. Но обычно бухгалтерия остается вне его компетенции.

Часто дело даже не в том, чем не может заниматься финансовый директор, а в том, насколько это целесообразно. Даже если он может решать мелкие вопросы, помогать разным отделам или вести текущий бухучет, то это не значит, что ему нужно это делать. Ведь задача финдира — выстроить структуру финансового управления компанией так, чтобы система работала без его участия, а он мог только контролировать ее и направлять. 

Какие полномочия имеет финдир в компании? 

Что может делать в компании руководитель по финансам: 

1. Запрашивать документы у подчиненных. Это не только отчеты, финдир имеет право просматривать документацию по сделкам, счетам, выполнению плана и проч. 

2. Ставить финансовые задачи сотрудникам и запрашивать отчет об их выполнении. Например, финдир имеет право возложить на руководителя отдела ответственность за бюджетирование подконтрольного ему отделения, а затем потребовать этот план расходов. То есть финдир выделяет на отдел маркетинга общую сумму, а руководитель уже решает, на какие именно нужды маркетологов уйдут средства. 

3. Предлагать руководителю компании назначать премии или выговоры сотрудникам по результатам их работы.

4. Представлять организацию перед банками, налоговой службой, страховыми компаниями.

5. Подписывать финансовые документы, например, финдир может ставить свою подпись при получении кредита, а также заверять отчеты и другую внутреннюю документацию наравне с гендиректором.

6. Проводить проверки внутри компании.

7. Подбирать персонал на вакансии, связанные с финансами. 

Более подробную информацию, какие права имеет и за что отвечает финансовый директор, можно найти в его должностной инструкции. Лист ознакомления с этим документом обязательно нужно подписать при приеме на работу. В нем содержится исчерпывающая информация о правах и обязанностях сотрудника.

Финансовый директор на аутсорсе

Если в структуре управления компании нет вакансии для финансового директора, что часто случается в малом и среднем бизнесе, его функционал может взять на себя специалист на аутсорсе. 

Такое решение поможет воспользоваться знаниями и опытом профессионального специалиста без найма в штат. Финдир на аутсорсе поможет разобраться в отчетности, найти слабые места в бизнесе с точки зрения финансов, предложит пути решения проблемы, а также создаст финансовый план на следующий год. Специалист наладит систему финансового учета, сделает ее полностью прозрачной и понятной. С его помощью руководитель компании сможет найти точки роста, увеличить прибыль и снизить издержки. Компания Аспро предоставляет услуги финдира на аутсорсе, который быстро поможет разобраться в финансовом состоянии компании и наладить управленческий учет. Это дешевле, чем нанимать отдельного специалиста в штат, и подходит для малого и среднего бизнеса.

Предыдущая статья План-фактный анализ: отслеживаем выполнение планов

Следующая статья Система быстрых платежей для бизнеса: как работает и настраивается