Для бизнеса важно подводить итоги. Они помогают ориентироваться, в правильном ли направлении движется компания, верны ли принятые управленческие решения. Понять это поможет план-фактный (план-факторный) анализ.
Что такое план-фактный анализ и зачем он нужен
Простыми словами план-фактный анализ (ПФА) 一 это сравнение планируемых показателей с фактическим итогом. С его помощью вы сможете оценить результат деятельности компании и увидеть отклонения. Это ориентир для компании, который помогает не только отследить полученный результат, но и определить причины такого итога.
Анализ поможет ответить на такие вопросы:
-
За счет чего компания превысила или не достигла запланированных результатов?
-
Какие отделы работали эффективнее, а какие не смогли выполнить план? По каким причинам?
-
Как планировать следующий период? На какие показатели ориентироваться?
-
Какие внешние или внутренние факторы тормозят или ускоряют рост компании?
План-фактный анализ поможет вовремя найти узкие места бизнеса или подразделения, найти возможности для роста и скорректировать стратегию компании. Этот метод помогает выявить проблемы в управлении бизнесом и сделать его эффективнее.
Итак, какие преимущества ПФА можно выделить:
-
Выявление проблем в управлении бизнесом: благодаря сравнению фактических показателей с плановыми, можно выявить расхождения и определить причины возникновения проблем.
-
Улучшение эффективности бизнеса: после выявления проблем можно разработать меры по их устранению и повысить эффективность деятельности компании.
-
Оптимизация бизнес-процессов: на основе результатов анализа можно оптимизировать бизнес-процессы и улучшить качество продукции или услуг.
-
Принятие обоснованных решений: благодаря план-факторному анализу руководство получает объективную информацию о том, как выполняются планы.
-
Улучшение контроля над бизнесом: проведение план-факторного анализа помогает контролировать выполнение планов и своевременно реагировать на возникающие проблемы.
Без ПФА собственник не контролирует развитие компании. Он не сможет быстро среагировать и понять, что что-то идет не так. Это хаотичное управление, которое негативно сказывается на всей компании и может привести к плачевным последствиям.
Принципы план-фактного анализа
Этот анализ довольно простой: достаточно посмотреть, что мы писали в заветном поле «План», и сравнить с тем, что получилось в итоге. Но даже у такого простого анализа есть свои правила.
Одни единицы измерения и срезы
Глупо сравнивать яблоки с апельсинами и делать выводы на основе этого сравнения. Если изначально вы привели свой бюджет в рубли и тысячные, то и фактические итоги должны быть в этом же виде. Звучит банально, но с этой ошибкой все равно периодически сталкиваются. Например, когда в компании новый сотрудник, он может просто не знать о нюансах заполнения отчетов.
Относительные отклонения
Сто тысяч 一 это много или мало? Сложно определить, не погружаясь в детали компании и ее деятельности. Поэтому отклонения лучше анализировать в процентах. Это позволит более прозрачно следить за результатами. Но и про абсолютные не стоит забывать.
Актуальность и регулярность данных
Представьте, вы составили план на квартал, а лучше 一 на год. И вот вы работаете весь год, а в конце заполняете фактические показатели. В итоге видите, что расходы превышены, а планируемая выручка не достигнута. Что делать и кого винить 一 не ясно, нужно поднимать все документы за год и анализировать. Времени на это, конечно, нет.
Фактические итоги нужно заполнять регулярно. Например, если вы составили отчет на год, то ежемесячно или ежеквартально подбивайте результат деятельности. Это поможет вовремя среагировать на текущие показатели и принять меры. Возможно, вы примите решение о сокращении издержек или проведении акции. Также такая сверка может привести к корректировке самого бюджета. В этом нет ничего страшного, главное не переусердствовать и не менять планы слишком часто. Лучше продумайте инструменты, которые все же помогут достичь поставленных результатов.
Чтобы не сталкиваться с такой ситуацией, важно регулярно следить за исполнением плана.
Автоматизация
Чтобы не вносить данные вручную, используйте Аспро.Финансы для автоматизации планирования. Бюджет можно строить по ПиУ и ДДС. Причем сделать это быстро. Копируйте предыдущий период или составляйте бюджет ПиУ на основе бюджета ДДС.
Например, внесите в бюджет все постоянные расходы: аренду помещения, окладную часть сотрудников и др. А после скопируйте данные на все периоды. Это сэкономит ваше время.
Фактические данные не нужно будет регулярно добавлять в таблицу, система сделает это за вас. Освободите себя от рутины и головной боли от заполнения множества цифр.
Подготовка к анализу
Чтобы начать анализировать фактические данные, для начала вам нужны плановые. Для этого необходимо изначально выстроить правильную систему управленческого учета и бюджетирования. Это послужит основой для плановых показателей. Если вы только начинаете вести управленческий учет, то вам потребуются БДР и БДДС. Их можно построить на основе предыдущих периодов.
БДДС 一 бюджет движения денежных средств. С этим инструментом вы сможете спланировать движение денежного потока. Определите, откуда будут поступать средства и на что расходоваться. Деньги учитываются кассовым методом. То есть операция будет учтена именно в тот момент, когда поступила на счет или была с него списана.
БДР 一 бюджет расходов и доходов. Этот инструмент поможет спланировать чистую прибыль и рентабельность компании. Средства учитываются методом начисления. Не тогда, когда они поступили на счет, а после выполнения услуги или отгрузки продукции.
Оба бюджета помогут построить финансовый план компании. А в системе финучета Аспро.Финансы они автоматизированы. Бюджеты синхронизируются с отчетами. То есть структура БДР и ОПиУ будет одна, а это значит, что фактические данные автоматически появляются в бюджете. Аналогично происходит с БДДС и ОДДС. Вы сможете в режиме реального времени следить за достижением плана и вовремя корректировать показатели или принимать меры для изменения ситуации.
План построили, фактические данные внесли. Далее расчитайте отклонения: абсолютные и относительные. Абсолютные рассчитываются очень просто. Это разница между фактическими данными и плановыми. Для расчета относительных отклонений воспользуйтесь формулой:
Относительное отклонение = Абсолютное отклонение / Плановый показатель * 100%
Здесь правила про один срез и единицы измерения более, чем актуальны. Если вы проводите анализ в Excel, то используйте данные с одной строки. Также обратите внимание, что в статьях затрат показатели должны быть с минусовыми значениями. Так формула подсчета прибыли будет работать корректно. Вообще, работа в таблицах с множеством цифр довольно сложная. Поэтому приведите свою таблицу в читаемый вид:
-
сделайте закрепление строк и столбцов;
-
включите фильтры, чтобы быстро находить информацию;
-
настройте чередование цвета;
-
включите выделение цветом для отрицательных и положительных отклонений;
-
сгруппируйте строки и столбцы при необходимости.
На этом подготовка к ПФА закончена. Но далее стоит приступить к главной части 一 самому анализу.
Как читать анализ
Анализировать отчет можно двумя способами: горизонтально и вертикально.
Вертикальный анализ представляет анализ каждого показателя и доли в бюджете в разрезе отчетного периода. Например, выручка кофейни составила два миллиона. При этом расходы на зарплату составили 500 000 ₽, это 25%. А расходы на закупку кофе составили 250 000 ₽, это доля 12,5%. Далее вы должны определить, нормально ли для вас такое соотношение трат и из-за чего могла сложиться такая ситуация. Возможно, у вас уже были запасы кофе или вы сделали премию сотрудникам в этом месяце. Далее можно перейти к горизонтальному анализу и понять, это разовая ситуация или такое соотношения расходов всегда.
Горизонтальный анализ 一 сравнение одного периода с другим. То есть вы смотрите динамику определенного показателя. Важно смотреть не только отрицательную динамику, но и положительную.
На что обращать внимание при план-фактном анализе
Заполнить таблицу 一 самое простое, что можно сделать. Ведь сами по себе цифры ничего не дают. Вы можете расстроиться, увидев недостигнутый план. Или порадоваться, что сделали больше, чем планировали. Но как не допустить провала снова или повторить успех? Для этого и нужно переходить к анализу. Уже на этом этапе подключается аналитическое мышление, предпринимательское видение, опыт и другие навыки руководителя или финансового директора. Рассказываем, на что в первую очередь обратить внимание после построения отчетов.
Смотрите на более существенные отклонения
В первую очередь стоит обращать внимание именно на большие отклонения, так как они приводят к ухудшению финансового состояния. Не стоит бояться отклонений, избавиться от них вовсе довольно трудно. Главное извлекать полезный опыт и корректировать деятельность в будущем.
Определите, какие отклонения будут считаться существенными. Для каждой сферы они будут разными, но можно ориентироваться на эти:
-
1-5% — незначительные отклонения. Не нужно их игнорировать, но бросать все силы на устранение тоже не следует.
-
5-10% — умеренные отклонения. Стоит определить, что повлияло на эти расхождения. Необходимо найти решения для снижения последствий.
-
10-20% — значительные расхождения. Нужно определить утечки и скорректировать стратегию.
-
Выше 20% — критические отклонения. Нужно составить план для определения ошибок, устранения последствий и предотвращения таких ситуаций в дальнейшем. Такие отклонения учитываются в первую очередь, их нужно устранить как можно скорее.
Это значения для относительных отклонений. Для абсолютных можно разработать аналогичный коридор отклонений. Он поможет быстро ориентироваться в ситуации и правильно расставлять приоритеты при постановке задач и построении стратегии.
Отследите влияние показателей друг на друга
Ухудшение одного показателя может повлечь за собой снижение другого. Например, вы видите, что выручка снизилась. Но это может быть из-за снижения объемов производства или роста издержек. Переходим в эти статьи и смотрим, что произошло. Допустим, не оправдались ожидания по объему продаж. Тогда далее стоит обратить внимание на маркетинговую активность, спрос, сам продукт и работу менеджеров. Или поставщик изменил цены на свою продукцию. Тогда вы можете найти нового контрагента или скорректировать план с учетом новой реальности.
Когда вы будете знать причину, сможете принять верное решение. Важно выявить эту закономерность и определить, как уменьшить отклонение от плана.
Смотрите динамику и детализируйте
Вы можете столкнуться с ситуацией, когда расходы сильно превысили планируемые. Но не нужно бить тревогу, посмотрите на ситуацию сверху. Проанализируйте, это постоянная тенденция или разовый скачок. Возможно, увеличение расходов связано с расширением производства, что в дальнейшем приведет к росту выручки. В план-фактном анализе важнее определить причины отклонений, чем просто сравнение между собой плана и факта.
Корректируйте бюджет
Если вы видите, что не достигаете поставленных целей из раза в раз, то, возможно, стоит скорректировать бюджет. Это реальность бизнеса, и не всегда наши желания сходятся с возможностями. Причем положительное отклонение также является поводом для корректировки. Возможно, нужно поднимать планку и ставить более оптимистичные прогнозы.
Подводим итог
Планфактный анализ 一 это полезный инструмент для бизнеса, который помогает планировать финансовые результаты и контролировать их выполнение. Он поможет руководителю принимать решения для развития компании и снижения отклонений.
При проведении ПФА помните про важные принципы:
-
используйте одни единицы измерения;
-
отслеживайте влияние факторов друг на друга;
-
следите за динамикой показателей;
-
актуализируйте бюджет при необходимости.
Чтобы данные были верными и приносили пользу важно регулярно проводить анализ. Определяйте причины отклонений и принимайте управленческие решения, которые приведут вас к желаемым результатам.
Чтобы ПФА был автоматизирован, используйте сервис Аспро.Финансы. Сервис расчитает все отклонения, покажет ПФА по прибылям и убыткам и движению денежных средств. Фактические данные будут загружаться автоматически, поэтому вам не нужно будет тратить на это время. Сконцентрируйтесь на развитии компании, а не внесении цифр в таблицу. Регистрируйтесь в системе и получите весь функционал бесплатно на 14 дней.
