Отчет ДДС 一 как составлять предпринимателю

ДДС 一 это первый отчет, с которого начинается финансовый учет. Внедрить его просто, справится даже человек без экономического образования. При этом он может подсветить, на что обратить внимание: где «утекают» деньги, какие расходы можно сократить, сколько реально остается на счете в конце месяца.

Если хотите сразу начать вести учет без таблиц и формул — зарегистрируйтесь в Аспро.Финансы и заполните свой первый отчет онлайн.

Что такое ДДС

Прежде чем приступить к ведению ДДС, важно узнать, что показывает ДДС:

1. Остатки на счетах. Благодаря этому инструменту предприниматель может определить, сколько средств есть у бизнеса. Очень полезная информация для планирования. Например, вы сможете понять, хватает ли вам денег для выплат аренды или зарплат.

2. На что уходят деньги. С такой информацией вы сможете найти неэффективные затраты и оптимизировать их. 

3. Что приносит деньги. ДДС помогает понять, какие направления приносят больше всего выручки. Это позволяет делать ставку на эффективные источники дохода и развивать бизнес осознанно.

Таким образом, ДДС — это не просто таблица, а инструмент управления деньгами. Он дает ясность, уверенность и возможность принимать решения не на глаз, а на основе фактов.

Как составить ДДС

Сначала нужно разобрать из чего состоит ДДС, как составлять 一 следующий этап. В целом отчет отражает ваши банковские выписки. Но по выпискам много выводов не сделать, а вот из отчета 一 можно. Все дело в его структуре. Начнем по порядку.

Глобально отчет ДДС состоит из:

• остатка на начало,

• поступлений и затрат,

• остатка на конец.

То есть мы видим, сколько денег у нас было в начале, как они обращались и сколько осталось в итоге. Но если это представить таблицей, то будет всего 3 строки, которые ничего нам не скажут. Вы просто будете знать, сколько денег сейчас в вашем распоряжении. Поэтому далее отчет разделяют на статьи учета.

Что такое статья учета в ДДС

Чтобы составить статьи учета, нужно проанализировать все доходы и расходы, например, по банковской выписке, и сгруппировать их по смыслу. Эти группы и станут статьями учета.

Не стоит создавать слишком мелкие категории. Это усложнит отчет и затруднит анализ. Лучше объединять похожие траты в общие статьи, например: вместо отдельных «чай», «кофе» и «печенье» — просто «Офисные расходы».

В финучете нет регламента, как должны быть названы статьи учета. Но важно, чтобы они были понятны. Проверить можно так: представьте, что нанимаете нового сотрудника. Ему все будет понятно или стоит пересмотреть группировку?

Виды деятельности в ДДС

Все статьи учета распределяются по видам деятельности 一 это классификация денежных потоков по их экономическому назначению. Выделяют три вида деятельности: операционный, инвестиционный и финансовый. 

Операционная деятельность 一 все, что связано с повседневной работой компании: приносит основной доход и требует регулярных расходов. Операционная деятельность = ядро бизнеса. Если операционный денежный поток отрицательный в течение длительного времени, это сигнал, что основной бизнес работает в минус и может требовать пересмотра стратегии или оптимизации расходов.

Инвестиционная деятельность 一 вложения в развитие и долгосрочные активы. Такие траты не повторяются каждый месяц, но влияют на будущее компании. Инвестиции — это про будущее. Потратили сейчас, чтобы заработать позже.

Финансовая деятельность 一 все, что связано с деньгами, которые компания занимает, возвращает или распределяет между собственниками. Финансовая деятельность — про источники и управление деньгами. Как привлекаем и как отдаем.

Пример, как может выглядеть группировка доходов и расходов по статьям учета и видам деятельности:

Распределение статей учета по видам деятельности зависит от специфики бизнеса. Одна и та же статья расходов — например, разработка ПО — может относиться к разным видам деятельности в зависимости от роли этого процесса в бизнесе. Для IT-компании, которая разрабатывает свое ПО, это будет операционная деятельность. А для логистической компании, которая заказала разработку ПО для внутренних задач 一 инвестиционной, поскольку это вложение в долгосрочный нематериальный актив.

Как связаны между собой виды деятельности

Каждый вид показывает отдельный аспект движения денег, но именно их соотношение дает полную картину. Если операционная деятельность приносит стабильный доход — бизнес устойчив. Если компания при этом инвестирует в развитие — это позитивный признак. Но если основной приток денег идет из финансовой деятельности, а операционная убыточна — есть риск закредитованности.

Сильная финансовая модель — это:

• положительный операционный поток,

• продуманные инвестиции,

• управляемая финансовая нагрузка.

После того как определены статьи учета и распределение по видам деятельности, они ложатся в основу структуры отчета. Каждая строка — это отдельная статья (например, «Аренда офиса» или «Выручка от продаж»), а столбцы — это периоды (недели, месяцы, кварталы). Получается таблица. Как выглядит ДДС в Аспро.Финансы:

Такая форма позволяет быстро оценить, откуда пришли деньги, куда ушли, и за счет чего формируется итоговый остаток.

Ведение ДДС 一 что это на практике

В небольших компаниях отчет часто ведет сам собственник или финансовый специалист. Главное — понимать структуру и регулярно фиксировать движение денег. Ведение ДДС 一 это не разовое мероприятие, а регулярное действие. Важно понимать: просто заполнить таблицу недостаточно. Без анализа данные не работают на бизнес. 

Регулярное ведение позволяет видеть проблему до того, как она станет критичной. А значит — быстрее реагировать, гибче управлять и увереннее планировать.

Пример: владелец онлайн-магазина видит, что у него каждый месяц остается положительный остаток. Но после детализации по статьям в ДДС выясняется: деньги приходят не от продаж, а от частых пополнений с личной карты. Операционная деятельность — в минусе, бизнес фактически «сидит» на вливаниях. Если бы отчет просто велся, но не анализировался — это осталось бы незамеченным.

Как правильно заполнять отчет движения денежных средств

В ДДС используется кассовый метод. Деньги в этом случае признаются по факту поступления или списания:

• деньги пришли на счет — значит, это доход,

• деньги ушли со счета — значит, это расход.

Не важно, когда был подписан договор или выставлен счет — важно, когда реально прошла оплата. Клиент подписал договор в марте на 100 000 ₽, но оплатил только в апреле. Значит, записываем поступление платежа в апреле. 

Частота заполнения отчета зависит от объема операций и уровня контроля, который вы хотите. Вот ориентиры:

Ежедневно, если:

• много ежедневных транзакций,

• есть риск кассового разрыва,

• нужна точная ежедневная картина по остаткам.

Пример: розничный магазин, служба доставки, интернет-магазин с ежедневными заказами.

Раз в неделю. Оптимальный вариант для большинства малого и среднего бизнеса.  Позволяет видеть динамику и вовремя реагировать.

Раз в месяц. Минимум, если бизнес работает стабильно, а отчет нужен для анализа и планирования.  Хорошо подходит, если ДДС используется совместно с другими отчетами — БДР, балансом.

Чем чаще заполняете и анализируете отчет ДДС, тем точнее вы управляете деньгами. Но даже раз в месяц — лучше, чем не вести отчет совсем. Главное — регулярность и анализ.

Как анализировать отчет ДДС

Когда отчет заполнен, важно не просто его просмотреть, а извлечь из него пользу. Вот как это сделать на практике.

Начните с итогов по периоду. Посмотрите, сколько денег пришло и ушло за месяц. Итоговый остаток может быть в плюсе, но важно понять, за счет чего он сформировался — выручки, кредитов или разовых вливаний.

Далее посмотрите, какие статьи дали наибольшие поступления. Это поможет определить, какие направления приносят деньги. Если бизнес многопрофильный, вы сразу увидите, что работает лучше: онлайн-продажи, офлайн, услуги, проекты и так далее.

Перейдите к расходам. Отсортируйте статьи по убыванию и проверьте, какие из них занимают наибольшую долю. Если на первом месте аренда и зарплата — логично. А если вдруг вырос блок «прочие» или появились неожиданные траты — это повод разобраться.

Сравните отчет с предыдущим периодом. Выручка выросла — за счет чего? Расходы снизились — временно или это результат оптимизации? Любое изменение по статье — это вопрос, на который нужно найти ответ.

Посмотрите на остаток на конец периода. Хватает ли средств на следующий месяц без внешних поступлений? Если нет — значит, нужно планировать поступления или сокращать обязательства.

Если ведете отчет с детализацией по видам деятельности, проверьте: не покрываются ли текущие расходы за счет привлеченных денег. Это поможет понять, насколько бизнес устойчив и не зависим от внешних вливаний.

Итог анализа — это 2–3 действия: сократить, усилить, изменить. Все остальное — просто таблица.

Где вести отчет ДДС

Ведение отчета о движении денежных средств не требует сложных решений или глубоких знаний в бухгалтерии. ДДС — это инструмент, который помогает контролировать деньги в бизнесе, даже если учет ведется вручную. Главное — выбрать удобный формат и регулярно фиксировать движение средств.

Вариант 1: Excel или Google Таблицы

Самый простой и доступный способ — вести отчет ДДС в таблице. Такой формат подходит тем, кто только начинает разбираться, что такое ДДС и как его использовать в бизнесе. Вы сами определяете статьи ДДС, фиксируете поступления и расходы, распределяете их по видам деятельности.

Вариант 2: Финансовые сервисы

Если важно сэкономить время и избежать ручного ввода, попробуйте вести отчет ДДС в Аспро.Финансы. Это управленческий сервис, где можно фиксировать движение денежных средств, настраивать статьи, распределять операции по видам деятельности и анализировать поступления и расходы по периодам.

Платежи удобно вносить вручную или загружать банковские выписки. Сервис сам считает остаток, показывает, какие статьи «тянут» бизнес, и где формируется прибыль.

В Аспро.Финансы вы сразу видите:

• сколько денег есть на счетах,

• какие потоки обеспечивают операционную устойчивость,

• когда возможны кассовые разрывы,

• на что тратятся средства по направлениям бизнеса.

Сервис подходит для малого и среднего бизнеса, собственников, управленцев и тех, кто хочет управлять деньгами, а не просто вести учет для отчетности.

Вариант 3: Бухгалтерская система

В компаниях, где учет построен по стандартам бухгалтерской отчетности, отчет по движению денежных средств может формироваться в 1С или другой системе. Такой подход используется, если вы работаете с бухгалтером или сдаете отчетность в налоговую.

Что выбрать?

Если вы только начинаете вести учет, подойдет простой файл или онлайн-таблица. Если важно автоматизировать процесс и получать аналитику — стоит рассмотреть управленческий сервис. А если отчетность требует точности по бухгалтерским стандартам — подойдет полноценная учетная система.

Отчет ДДС — это не только бухгалтерский документ. Это инструмент управления денежными потоками компании, который показывает, откуда поступают средства, на что тратятся, и помогает понять финансовую устойчивость бизнеса. Формирование отчета можно упростить — главное, чтобы он велся регулярно, и вы понимали, как с ним работать.

Предыдущая статья Чистая прибыль предприятия

Следующая статья Сверка расчетов: что она показывает и как ее проводить