Метод начисления и кассовый метод — какой способ учета выбрать

По документам сделка завершена, а денег в кассе нет — клиент переведет их завтра. Пора ли учитывать эти средства в качестве дохода уже сегодня? Или, наоборот, компания получила поставку сырья, но не успела оплатить товар, можно ли деньги сразу записывать в расходы? Все зависит от того, что использует организация — способ начисления или кассовый метод признания доходов и расходов. Чем отличаются эти подходы, и когда их можно использовать, рассказываем в статье. 

Как учитывать доходы и расходы в бизнесе

Чтобы отчитаться перед налоговой, нужно вести бухгалтерский учет: сколько денег поступило в организацию, а сколько ушло. Процедура простая, если денежные операции проводятся в день фактического оказания услуги. Например, покупатель забрал товар и сразу оплатил его; сотрудник отработал смену и вечером получил зарплату за день. Но на практике почти каждый бизнес сталкивается с отложенными платежами, рассрочками, авансами, кредитами. И тогда выполнение обязательств не совпадает с днем передачи денег. Как быть? 

Существует два способа учета: 

1. Метод начисления. Подход заключается в учете денег в момент выполнения обязательств. Им пользуется большинство организаций. Это корректно, с точки зрения бухгалтерских стандартов и ФНС. Пользоваться методом начисления, согласно статье 271 НК РФ, должны компании и ИП с доходом более 1 000 000 ₽ за квартал. 

2. Кассовый метод расчета. Кассовый метод заключается в учете денег в момент их поступления на счет или списания. Используется преимущественно маленькими организациями и ИП. 

У обоих подходов есть множество отличий. Рассмотрим особенности финансового учета и приведем примеры.

Что такое метод начисления 

Когда сделка завершена, расходы или доходы организации учитывают в бухгалтерской отчетности. Дата признания зависит не от перевода денежных средств, а от того, когда был отгружен товар или выполнены работы.

Это самый распространенный способ финучета. Он более точно отображает реальное состояние дел компании и подходит для сдачи отчетности в налоговую. 

Зато при использовании метода начислений учитываются скрытые доходы и расходы. Приведем пример: компания заключила большой контракт на полугодовые работы. Клиент внес полную предоплату в июне, но проект будет завершен только в ноябре. Выручка будет разделена на все 6 месяцев равномерно, чтобы не вышло так, что с июля по ноябрь компания по бумагам работает без доходов, но с издержками. 

Оптимальный подход к ведению финучета — использовать метод начислений, но дополнительно регулярно составлять отчет о движении денежных средств. 

Кто не может использовать метод начисления:

• компании и ИП на упрощенной системе налогообложения — им необходимо использовать кассовую систему, это продиктовано статьей 346.17 НК РФ;

• самозанятые физлица, которые платят налог на профессиональный доход;

• организации и предприниматели, которые платят сельскохозяйственный налог. 

Кто обязан использовать метод начислений: 

• ООО и ИП на ОСНО — общей системе налогообложения, если доход за три месяца превышает 1 000 000 ₽;

• банки и МФО. 

Что такое кассовый метод учета доходов и расходов

Поступления на счет компании и деньги в кассе сразу учитываются как доход, вне зависимости от того, когда будут выполнены обязательства — отдан товар или оказаны услуги. Соответственно, все списания и оплаты из кассы — это расходы. Они тоже фиксируются сразу, даже если компания не получила оплаченные услуги или товары. 

Это более простой и понятный способ финучета. Но у него есть погрешности. Например, если организация закупает сырье раз в полгода, но пользуется им на протяжении 6 месяцев. Тогда месяц, в котором произведена оплата, станет очень убыточным, а остальные — чрезмерно прибыльными. 

К чему это может привести: у компании есть банковские кредиты, задолженности перед поставщиками и невыплаченные зарплаты сотрудникам. Но по бумагам у организации чистая прибыль, которую можно вывести дивидендами. Или, если кассовым методом начисления доходов пользуется ИП, эти деньги предприниматель просто может потратить на персональные нужды. А когда подойдет пора оплачивать свою кредиторку, средств в кассе не хватит. 

Кассовый метод учета — это удобный способ, если соблюдены несколько условий: 

• у компании нет кредиторской и дебиторской задолженностей;

• организация не делает запасы из заготовок, сырья или готовой продукции на несколько месяцев вперед;

• используется фактическая оплата — без предоплат и рассрочек;

• максимальная прибыль организации позволяет использовать кассовый метод. 

Разберемся в последнем условии. Кто может применять кассовый метод? Ответ на этот вопрос дает Налоговый Кодекс. В основном это микробизнес — самозанятые, небольшие ИП, иногда организации. Коротко приведем перечень в статье. 

Кассовый метод — условия применения:

• выручка за квартал не превышает 1 000 000 ₽;

• деятельность организации не связана с кредитованием или микрофинансированием;

• компания не участвует в управлении иностранной организацией. 

Чем отличается кассовый метод от метода начисления

Какой способ финучета лучше выбрать? С точки зрения закона, необходимо ориентироваться на Налоговый Кодекс. Но с точки зрения управленческого учета, можно использовать любой способ. Или оба одновременно.  

Если у вас есть возможность использовать оба способа и предстоит сделать выбор, сравним метод начисления и кассовый метод — отличия:

Кассовый метод и метод начисления: примеры

Кажется, что разница между двумя подходами простая. Но в ходе деятельности часто встречаются ситуации, когда легко можно запутаться с учетом. Например, при авансовой системе зарплаты, предоплатах и рассрочках. Разберемся, что такое метод начисления и кассовый метод, на конкретных примерах.

Пример №1: аванс и зарплата 

Работники ресторана получают зарплату дважды в месяц: 15 числа компания производит оплату за прошлый месяц, а 30 выдают аванс — за текущий. Рассмотрим затраты общепита за июль. 

Если компания пользуется кассовым методом, то расходы будут учтены 15 и 30 июля. Хотя сотрудники не отработали аванс. 

Если организация использует метод начислений, то зарплаты, выданные 15 июля, пойдут в учёт за июнь, потому что фактически сотрудники выполнили свои обязательства в предыдущем месяце. А авансы уйдут в расходы за июль.

Пример №2: предоплата

Агентство занимается интернет-продвижением и работает по предоплате. Заказчик сразу оплатил пакет услуг на год в сентябре. Вплоть до августа следующего года компания будет оказывать услуги, согласно договору. 

При кассовом методе начисления эта предоплата пойдет в отчет за сентябрь. Основание для учета дохода — банковская выписка со счета. 

При методе начисления сумма будет равномерно распределена на 12 месяцев. Основанием станут подписанные клиентом акты выполнения работ. 

Пример №3: сырье

ООО производит пластиковые трубы. Раз в квартал компания закупает полимеры для изготовления продукции. Сырье лежит на складе до востребованности. 

В октябре завод закупил полимерные материалы на 300 000 ₽, но потратил сырья только на 95 000 ₽. В ноябре — на 105 000 ₽, а в декабре — на 100 000 ₽. 

Если компания находится на кассовом методе учета, то в октябре в расходы будут записаны все 300 000 ₽. При способе начисления сумма будет разделена по месяцам, в зависимости от того, какое количество сырья было использовано. 

Пример №4: налоги

ИП выплачивает мартовскую зарплату сотрудникам. Но кроме перевода денег персоналу, он должен еще сделать отчисления в налоговую и пенсионные фонды в следующем месяце. 

ИП выбрал кассовый метод: что значит признание расходов по мартовским зарплатам будет проводиться в апреле, когда были сделаны выплаты. А если бы он использовал систему начисления, то сумма налога пошла бы в издержки за март. 

Подведем итог: какой метод учета доходов и расходов выбрать? Для налоговой в отчетности нужно применять тот способ, который разрешен НК РФ. А для внутренней управленческой отчетности можно использовать оба подхода. Например, в сервисе Аспро.Финансы для составления ОПиУ применяют метод начисления, а для ДДС — кассовый.

Предыдущая статья Оборотные средства: это что и чем они отличаются от внеоборотных?

Следующая статья Оценка стоимости бизнеса: как не продешевить с продажей и не купить втридорога