Компания RANX занимается разработкой и продвижением сайтов, помогает внедрять системы автоматизации клиентам и сама активно пользуется сервисами для оптимизации бизнес-процессов. Но из-за обилия разных инструментов рабочие процессы становятся только сложнее. Руководитель компании Константин Султанов столкнулся с трудностями при выставлении счетов и актов. Об этой проблеме и способе ее решения он сам расскажет в статье.
Опыт использования сервиса финучета и суть проблемы
Полгода назад в компании возникла необходимость ведения финансового учета. Чтобы следить за показателями в режиме реального времени, мы начали использовать специализированный сервис. Мы подошли к внедрению нового сервиса обстоятельно: сперва заказали финансовую модель, а потом оплатили подписку на 6 месяцев.
Сначала сервис финучета нас полностью устроил, потому что помог контролировать прибыли и убытки. До этого мы могли отследить доходы и расходы только через бухгалтерские отчеты — сбор данных затягивался, а показатели были всегда за предыдущий период.
Но довольно быстро мы обнаружили недостаток в сервисе — в нем нельзя было формировать и отправлять счета и акты. Выставлять счета вручную достаточно долго, поэтому мы начали искать программу, которая автоматизировала бы и этот процесс.
Сервис для выставления счетов и попытка усидеть на двух стульях
Мы нашли нужный функционал в системе для выставления счетов и актов. Сервис позволяет быстро формировать закрывающие документы, а это ровно то, чего нам не хватало. Но мы продолжили пользоваться двумя ПО.
Получилось так, что информация обо всех операциях хранилась в одном сервисе финучета, а формирование счетов происходило в другом. Причем не было возможности синхронизировать эти сервисы, чтобы сведения импортировались автоматически. Для решения этой проблемы пришлось подключить платформу к 1С:Бухгалтерия — она связывала счета и финансы. Таким образом, работать приходилось параллельно в трех сервисах.
Но проблема заключалась не только в большом количестве сервисов. Хуже было то, что на выставление счета уходило около 4 минут. После того как счет был сформирован, я должен был найти источник платежа и вручную ввести его в сервис финучета. Только так удавалось распределять транзакции по статьям учета. Если этого не делать, то в сервисе финучета не будет отображаться информация, откуда и за что на счет поступили средства. Иногда мы выставляли один счет на несколько услуг, и одну транзакцию приходилось вручную разбивать на несколько статей дохода — это утомляло и занимало много времени.
Переход на Аспро.Финансы и быстрое выставление счетов и актов
Измучившись с проблемой затраченного времени, мы решили оценить возможности другой системы, чтобы не прыгать по нескольким ПО, а вести работу в одном пространстве. Оказалось, что в Аспро.Финансы есть весь набор необходимых нам инструментов для финансового учета: платежный календарь, бюджетирование, отчеты ДДС и ПиУ, а также возможность выставления счетов и актов.
Переход на систему Аспро.Финансы прошел быстро. Теперь вся работа с финансами и выставление счетов происходят в одном сервисе, а процесс формирования и отправки закрывающих документов занимает не больше минуты. Менеджер, который отвечает за проект, может посмотреть статус документа и, если он не оплачен, напомнить об этом заказчику.
К тому же, вся информация о транзакциях автоматически распределяется по соответствующим статьям дохода — больше нет необходимости заниматься этим вручную. Денежный поток компании в Аспро.Финансы распределен на разные статьи по направлениям деятельности фирмы: инвестиционная, операционная и финансовая. Поэтому нам стало проще оценивать реальное положение дел в компании.
Сейчас мы работаем в одной системе для финучета — Аспро.Финансы. В ней мы проводим финансовое планирование, следим за реализацией плана по отчетам ПиУ и ДДС, а также отправляем счета и акты. Переход с одной системы на другую — это дополнительная головная боль. Но лучше один раз найти подходящую систему, даже если придется ее хорошенько поискать, чем работать в той программе, которая не полностью закрывает потребности бизнеса. Мы нашли такой сервис и получили рабочий инструмент, который оптимизирует большинство наших финансовых операций.
