Как консультация финдиректора помогла найти 8 миллионов

В этом случае обращаются за помощью к финансовому директору. Зачастую достаточно пары встреч, чтобы разложить все по полочкам. А дальше остается лишь придерживаться правил и грамотно распределять доходы и расходы. За этим к нам и обратился наш сегодняшний герой Николай.

В этом кейсе расскажем, как же проходит консультация с нашим финансовым директором Ольгой Турчиной. А также разберем как:

• учитывать возвраты от поставщиков;

• работать с нестабильным курсом валют;

• оформлять командировки сотрудников;

• считать рентабельность проектов.

Сперва зададим пару вопросов клиенту.

Расскажите, чем занимается ваша компания?

Мы поставляем оборудование из Китая. Закупаем у поставщиков, доставляем клиентам, а затем монтируем и вводим в эксплуатацию. Со стороны клиента все удобно: мы подбираем для него промышленное оборудование в соответствии с ТЗ — не нужно разбираться с курсом и способами оплаты. Привозим, устанавливаем и все — оборудование уже у него. Все взаимодействия с поставщиком берем на себя.

В чем сложности ведения управленческого учета в вашей сфере?

У нас 4 российских счета плюс зарубежные. Также в работе используем подотчетные денежные средства для командировочных расходов сотрудников. Ведем внешнеэкономическую деятельность, это сильно усложняет ведение финансового учета. То есть всегда нужно брать в расчет курс, который сильно плавает. 

Почему обратились за помощью к финдиректору?

До управления финансами руки дошли только в марте 2023. Внес информацию по счетам, все поступления и списания — и с удивлением обнаружил, что система отображает транзакции некорректно. Разница с реальностью получилась немаленькая: 8 миллионов. Если бы все было так, мы бы уже давно закрылись. Очевидно, что я что-то внес не так, но что именно — разобраться не получилось. Потребовалась помощь профессионала.

Какие проблемы мы разобрали и решили

За несколько встреч Ольга разобрала сложные моменты в ведении управленческого учета, ответила на вопросы Николая и показала функционал системы.

Возвраты от поставщиков

В текущих условиях поставки оборудования из-за границы нестабильны. Поэтому часто случаются возвраты от поставщиков. Например, когда компания просто не может поставить оборудование в срок или в нужном количестве. Все возвраты денежных средств Николай относил к операционной деятельности и при этом отображал эти операции в отчете ПиУ. Это в корне неправильно, из-за этого обороты по операционной деятельности в ДДС были завышены. Создавалось ощущение, что компания расходует слишком много денег на закупку оборудования на будущие проекты. А рентабельность в отчете ПиУ считалась неверно, так как в отчет относились операции, которые невозможно признать методом начисления.

Так что первое, что сделала Ольга — добавила новую статью учета «Возвраты». Таким образом операции по несостоявшимся поставкам товарно-материальных ценностей (ТМЦ) будут отображаться в ДДС только в финансовой деятельности, а в ПиУ вообще не будут учитываться. Ведь, по сути, компания ничего не потратила. Теперь, когда поступает возврат средств, Николай распределяет его в соответствующую статью, а списание по неудачной сделке в аналогичную расходную статью.

Другой вариант решения проблемы — удалять операции, по которым возвращались денежные средства. Но это отнимает больше времени и не совсем правильно. Как итог — отчеты ДДС и ПиУ уже стали правдоподобнее и ближе к реальности.

Настройки курса валют

Николай закупает оборудование в Китае. Само собой, с поставщиками необходимо расплачиваться в их валюте — юанях. Система позволяет автоматически синхронизировать курс с Центробанком. Именно так Николай и настроил систему — по умолчанию, не погружаясь в детальные настройки.

Однако обменный курс банков отличается от официального. Из-за этого данные по поступлениям и списаниям денежных средств в валюте были искажены. И, как следствие, не совпадали остатки по счетам, и курсовая разница считалась неверно. Наш финдир Ольга посоветовала настроить в системе свой курс для каждой конвертации. 

Чтобы делать закуп было выгоднее, можно покупать валюту по биржевому курсу через брокера. Компания сможет избежать банковских наценок. Для этого нужно открыть и пополнить брокерский счет в надежном брокере. После покупки валюты компания переводит ее онлайн на свой счет в банке, с которого идет оплата по контракту. Так на больших проектах, например, на 1 млн юаней на 17.04 можно сэкономить 880 000 ₽: курс Альфа-Банка — 12,8 ₽ за 1 юань, курс на бирже — 11,92 ₽ (на момент написания статьи).

Перемещения между счетами

Не только Николай, но и многие наши клиенты размещают свободные денежные средства на депозитах в банках. Если операций по размещению и возврату получается в течение месяца много, это делает управленческий учет сложнее. Создаются дубли операций, появляются новые счета в системе, это все приходится удалять вручную.

Мы решили проблему глобально не только для Николая, но и для всех пользователей. Доработали в системе интеграцию с банками: теперь в настройках необходимо указать, что вы хотите использовать единый счет для депозитов, на котором будут учитываться все такие списания и возвраты. Операции будут отображаться в соответствующих статьях учета, а отчеты ДДС и ПиУ покажут корректную информацию.

Отчет «Прибыли и Убытки»

ДДС и ПиУ — это разные отчеты, и работают они по-разному. 

1. ДДС фиксирует все поступления и списания денежных средств по расчетным счетам.

2. ПиУ формируется методом начисления: доходы и расходы признаются по факту возникновения обязательств. Например, акта выполненных работ, приемка товаров на основании УПД и т.д.

При формировании отчета ПиУ Николай не принимал во внимание реализацию услуг, закупку ТМЦ на склад, продажу ТМЦ покупателю. Поэтому в отчете отображалась искаженная информация по рентабельности проектов и всей компании в целом. Ольга показала, как признавать выручку и расходы, после чего отчет стал показывать чистую прибыль и рентабельность гораздо точнее.

Подотчет

Сотрудники компании часто ездят в командировки: для переговоров с поставщиками или для замеров и составления ТЗ клиента. Николаю было интересно, как корректно учитывать расходы на дорогу и проживание. Ольга предложила использовать отдельный модель системы «Подотчет». Как он работает:

1. Николай выделяет на командировку условные 10 000 ₽.

2. Ответственный за поездку сотрудник получает в распоряжение средства и доступ к модулю «Подотчет» на десктопе и в мобильном приложении.

3. Сотрудник покупает, например, билеты. 

4. Сотрудник вносит расходы в подотчет.

5. При сверке Николай может открыть подотчет и посмотреть, как были потрачены командировочные.

Нераспределенные суммы в бюджете

После всех разобранных вопросов остались еще нераспределенные средства. Их Ольга и Николай разбирали уже в частном порядке. В процессе работы формировали новые статьи учета или переименовали уже заведенные. Ведь один из главных показателей хорошо работающего отчета — это отсутствие нераспределенных  по статьям учета денежных средств.

В результате

Наведи человеку порядок в финансах — и у него будет корректный отчет за один месяц. Научи его вести управленческий учет — и у него в отчетах будут корректные данные для принятия бизнес-решений. Когда к нам обращаются люди за консультацией финансового директора, мы не только решаем насущные проблемы, но и учим не повторять ошибок.

После изменений и советов Николай привел отчетность в порядок, и расхождение в 8 миллионов чудесным образом исчезло. Виной были возвраты, перемещения между счетами и настройки курса валют.

Дополнительные вопросы, которые остались у Николая, они с Ольгой обсудили в ходе онлайн-встреч. Теперь руководитель самостоятельно ведет учет финансов в проекте, создает подотчеты для командировок и разносит поступления и списания по статьям учета.

Управленческий учет позволяет контролировать финансы вашей организации и планировать будущее. Но внедрить его не так просто, поэтому вы можете обратиться за помощью к нашему финансовому директору Ольге. Для этого перейдите по ссылке и запланируйте встречу на удобный день.