Три месяца максимального тарифа в подарок!

Как консультация финдиректора помогла найти 8 миллионов

Как консультация финдиректора помогла найти 8 миллионов
Деньги любят счет. Но еще больше — когда их вносят в красивые таблички в системах финучета. Такие, чтобы можно было увидеть рентабельность за отчетный период, отобразить прибыли и убытки и увидеть полную картину финансового учета в компании. Но внедрить управленческий учет — непростая задача даже для опытного управленца.

В этом случае обращаются за помощью к финансовому директору. Зачастую достаточно пары встреч, чтобы разложить все по полочкам. А дальше остается лишь придерживаться правил и грамотно распределять доходы и расходы. За этим к нам и обратился наш сегодняшний герой Николай.

В этом кейсе расскажем, как же проходит консультация с нашим финансовым директором Ольгой Турчиной. А также разберем как:

  • учитывать возвраты от поставщиков;

  • работать с нестабильным курсом валют;

  • оформлять командировки сотрудников;

  • считать рентабельность проектов.

Сперва зададим пару вопросов клиенту.

Расскажите, чем занимается ваша компания?

Мы поставляем оборудование из Китая. Закупаем у поставщиков, доставляем клиентам, а затем монтируем и вводим в эксплуатацию. Со стороны клиента все удобно: мы подбираем для него промышленное оборудование в соответствии с ТЗ — не нужно разбираться с курсом и способами оплаты. Привозим, устанавливаем и все — оборудование уже у него. Все взаимодействия с поставщиком берем на себя.

В чем сложности ведения управленческого учета в вашей сфере?

У нас 4 российских счета плюс зарубежные. Также в работе используем подотчетные денежные средства для командировочных расходов сотрудников. Ведем внешнеэкономическую деятельность, это сильно усложняет ведение финансового учета. То есть всегда нужно брать в расчет курс, который сильно плавает. 

Почему обратились за помощью к финдиректору?

До управления финансами руки дошли только в марте 2023. Внес информацию по счетам, все поступления и списания — и с удивлением обнаружил, что система отображает транзакции некорректно. Разница с реальностью получилась немаленькая: 8 миллионов. Если бы все было так, мы бы уже давно закрылись. Очевидно, что я что-то внес не так, но что именно — разобраться не получилось. Потребовалась помощь профессионала.

Какие проблемы мы разобрали и решили

За несколько встреч Ольга разобрала сложные моменты в ведении управленческого учета, ответила на вопросы Николая и показала функционал системы.


Возвраты от поставщиков

В текущих условиях поставки оборудования из-за границы нестабильны. Поэтому часто случаются возвраты от поставщиков. Например, когда компания просто не может поставить оборудование в срок или в нужном количестве. Все возвраты денежных средств Николай относил к операционной деятельности и при этом отображал эти операции в отчете ПиУ. Это в корне неправильно, из-за этого обороты по операционной деятельности в ДДС были завышены. Создавалось ощущение, что компания расходует слишком много денег на закупку оборудования на будущие проекты. А рентабельность в отчете ПиУ считалась неверно, так как в отчет относились операции, которые невозможно признать методом начисления.

Так что первое, что сделала Ольга — добавила новую статью учета «Возвраты». Таким образом операции по несостоявшимся поставкам товарно-материальных ценностей (ТМЦ) будут отображаться в ДДС только в финансовой деятельности, а в ПиУ вообще не будут учитываться. Ведь, по сути, компания ничего не потратила. Теперь, когда поступает возврат средств, Николай распределяет его в соответствующую статью, а списание по неудачной сделке в аналогичную расходную статью.

Другой вариант решения проблемы — удалять операции, по которым возвращались денежные средства. Но это отнимает больше времени и не совсем правильно. Как итог — отчеты ДДС и ПиУ уже стали правдоподобнее и ближе к реальности.

Настройки курса валют

Николай закупает оборудование в Китае. Само собой, с поставщиками необходимо расплачиваться в их валюте — юанях. Система позволяет автоматически синхронизировать курс с Центробанком. Именно так Николай и настроил систему — по умолчанию, не погружаясь в детальные настройки.

Однако обменный курс банков отличается от официального. Из-за этого данные по поступлениям и списаниям денежных средств в валюте были искажены. И, как следствие, не совпадали остатки по счетам, и курсовая разница считалась неверно. Наш финдир Ольга посоветовала настроить в системе свой курс для каждой конвертации. 

Задать свой курс валют

Чтобы делать закуп было выгоднее, можно покупать валюту по биржевому курсу через брокера. Компания сможет избежать банковских наценок. Для этого нужно открыть и пополнить брокерский счет в надежном брокере. После покупки валюты компания переводит ее онлайн на свой счет в банке, с которого идет оплата по контракту. Так на больших проектах, например, на 1 млн юаней на 17.04 можно сэкономить 880 000 ₽: курс Альфа-Банка — 12,8 ₽ за 1 юань, курс на бирже — 11,92 ₽ (на момент написания статьи).

Перемещения между счетами

Не только Николай, но и многие наши клиенты размещают свободные денежные средства на депозитах в банках. Если операций по размещению и возврату получается в течение месяца много, это делает управленческий учет сложнее. Создаются дубли операций, появляются новые счета в системе, это все приходится удалять вручную.

Мы решили проблему глобально не только для Николая, но и для всех пользователей. Доработали в системе интеграцию с банками: теперь в настройках необходимо указать, что вы хотите использовать единый счет для депозитов, на котором будут учитываться все такие списания и возвраты. Операции будут отображаться в соответствующих статьях учета, а отчеты ДДС и ПиУ покажут корректную информацию.

Отчет «Прибыли и Убытки»

ДДС и ПиУ — это разные отчеты, и работают они по-разному. 

  1. ДДС фиксирует все поступления и списания денежных средств по расчетным счетам.

  2. ПиУ формируется методом начисления: доходы и расходы признаются по факту возникновения обязательств. Например, акта выполненных работ, приемка товаров на основании УПД и т.д.

При формировании отчета ПиУ Николай не принимал во внимание реализацию услуг, закупку ТМЦ на склад, продажу ТМЦ покупателю. Поэтому в отчете отображалась искаженная информация по рентабельности проектов и всей компании в целом. Ольга показала, как признавать выручку и расходы, после чего отчет стал показывать чистую прибыль и рентабельность гораздо точнее.

Подотчет

Как создать подотчет

Сотрудники компании часто ездят в командировки: для переговоров с поставщиками или для замеров и составления ТЗ клиента. Николаю было интересно, как корректно учитывать расходы на дорогу и проживание. Ольга предложила использовать отдельный модель системы «Подотчет». Как он работает:

  1. Николай выделяет на командировку условные 10 000 ₽.

  2. Ответственный за поездку сотрудник получает в распоряжение средства и доступ к модулю «Подотчет» на десктопе и в мобильном приложении.

  3. Сотрудник покупает, например, билеты. 

  4. Сотрудник вносит расходы в подотчет.

  5. При сверке Николай может открыть подотчет и посмотреть, как были потрачены командировочные.

Как выделить командировочные в системе

Нераспределенные суммы в бюджете

После всех разобранных вопросов остались еще нераспределенные средства. Их Ольга и Николай разбирали уже в частном порядке. В процессе работы формировали новые статьи учета или переименовали уже заведенные. Ведь один из главных показателей хорошо работающего отчета — это отсутствие нераспределенных  по статьям учета денежных средств.

В результате

Наведи человеку порядок в финансах — и у него будет корректный отчет за один месяц. Научи его вести управленческий учет — и у него в отчетах будут корректные данные для принятия бизнес-решений. Когда к нам обращаются люди за консультацией финансового директора, мы не только решаем насущные проблемы, но и учим не повторять ошибок.

После изменений и советов Николай привел отчетность в порядок, и расхождение в 8 миллионов чудесным образом исчезло. Виной были возвраты, перемещения между счетами и настройки курса валют.

Дополнительные вопросы, которые остались у Николая, они с Ольгой обсудили в ходе онлайн-встреч. Теперь руководитель самостоятельно ведет учет финансов в проекте, создает подотчеты для командировок и разносит поступления и списания по статьям учета.

Управленческий учет позволяет контролировать финансы вашей организации и планировать будущее. Но внедрить его не так просто, поэтому вы можете обратиться за помощью к нашему финансовому директору Ольге. Для этого перейдите по ссылке и запланируйте встречу на удобный день.