Что такое счет на оплату: инструкция для юрлиц, ИП и самозанятых

Зачем нужен счет на оплату

Начнем с нескольких фактов:

1. Счет не причислен к обязательной бухгалтерской документации. Он не входит в финансовую отчетность компании. Если фирма работает без счетов, то бухучет или налоговые декларации от этого не пострадают. Оплата производится на основании договора об оказании услуг или публичной оферты, например, ценника в магазине.

2. Счет не обязательный документ, с точки зрения законодательства. Сделка фиксируется договором продажи или оказания услуг. А счет — дополнение к нему для удобной оплаты. Ситуаций, когда необходим счет, немного, в статье они перечислены ниже. 

3. Нет единого утвержденного образца для заполнения счета. В разных компаниях шаблон может отличаться, более того, документ можно заполнить в свободной форме от руки.

Но эти факты не отменяют того, что счет на оплату используют практически во всех сферах. Получает документ покупатель или заказчик услуг. Благодаря счету он узнает информацию о том, сколько, как и кому нужно заплатить. 

Преимущества использования счета на оплату: 

1. В счете указана точная цена товара или услуги. Из документа клиент узнает итоговую сумму к оплате. Например, фотограф в договоре указывает стоимость своих услуг за час. Он находится на мероприятии до его окончания и заранее не знает, как долго продлится съемка. В счете он может указать количество проведенных на мероприятии часов и итоговую стоимость работы по факту оказания услуги.

2. В счете написаны реквизиты для оплаты. Покупателю не нужно пролистывать договор и искать данные для отправки денег. Счет содержит только важную для оплаты информацию. 

3. Счет дисциплинирует заказчиков. Представим ситуацию: составлен договор на строительство дачи, в котором указано, что оплата производится частями по мере возведения здания. Заканчивается первый этап строительства, прораб ждет оплату. А заказчик видит, что баня не достроена, а, значит, финансовый вопрос можно отложить. Он просто забывает про договоренность о частичной оплате. Прораб выставляет счет с учетом объема проделанной работы, и заказчик вспоминает об условиях контракта. 

4. Счет обладает юридической силой и может пригодиться в суде. Пример: в договоре указано, что покупатель должен оплатить товар в течение 5 дней после получения счета, а если этого не произойдет, будет наложена пеня. Если компания не выставит счет, то у нее не будет достаточных оснований для обращения в суд при неуплате. А если продавец выставил счет на оплату, но покупатель все же не перевел деньги, то решением суда можно добиться не только оплаты, но и начисления пени. 

5. Использование счетов облегчает финансовый учет компании. Многие бухгалтеры сохраняют выставленные и оплаченные документы. С ними проще работать с дебиторской задолженностью. 

Однако в ряде случаев документ не только желателен, но и необходим. Например:

1. Если в договоре указан пункт «Оплата производится на основании выставленного счета», покупатель имеет право не платить за товар или услугу, пока продавец не отправит ему соответствующий документ. 

2. Конкретная сумма не прописана в договоре. Например, квитанция за ЖКУ. Поставщик коммунальной услуги не знает заранее, сколько электричества или воды вы потратите за месяц, поэтому указывает точную сумму по показателям счетчиков. 

3. Составляется счет-оферта, а покупатель совершает акцепт этой сделки, то есть дает свое согласие. В документе содержатся не только реквизиты продавца и информация о товаре, но и подробные условия сделки, например, способы возврата товара, сроки и способы перечисления средств. Счет-оферта приравнивается к договору, который подписывается в одностороннем порядке покупателем. 

Объясним на примере, в чем особенность таких счетов. Риелтор ИП Морозова предлагает снять квартиру по адресу ул. Ленина, дом 5, квартира 1 за 20 000 ₽ в месяц. Для этого она отправляет письма потенциальным съемщикам жилья, в которых прописаны реквизиты для перевода средств и подробные условия аренды — это оферта. Подпись счета-договора, перевод денег по указанным реквизитам или ответное письмо с согласием на условия — это акцепт.

Когда выставляют счет на оплату

Счет можно выставить после или во время подписания договора. Или вместо него, если мы говорим об оферте. Но сейчас сконцентрируемся на обычных счетах на оплату за товар или услугу. Как правило, они заполняются:

• во время подписания договора, если предусмотрена авансовая система оплаты;

• после оказания услуги или реализации товара. 

В некоторых случаях возможно выставление двух счетов на оплату. Например, компания по изготовлению термопластов принимает заказ от розничного строительного магазина. В договоре указано, что покупатель обязан оплатить авансом 30% от стоимости, а после отгрузки партии — оставшуюся сумму. В таком случае производитель может выставить первый счет на оплату аванса вместе с договором, а второй — после завершения сделки. Но это не обязательно. Можно ограничиться одним общим счетом по окончании сделки.  

Правила оформления счета на оплату

Законодательство не определяет порядок заполнения документа. Но за многие годы использования счетов в бизнес-среде установились правила их составления. В документе должны быть следующие пункты: 

• номер счета; 

• дата отправления;

• блок с данными о продавце, в котором указано наименование организации, юридический адрес, ИНН, КПП и реквизиты для оплаты;

• информация о покупателе, если это не розничная продажа товаров, а услуга или сделка в B2B сегменте;

• данные о товаре или услуге: наименование, цена за единицу, количество и общая стоимость;

• отдельной строкой указывается НДС;

• подписи: документ от юрлица заверяет руководитель и бухгалтер, от ИП — сам предприниматель;

• расшифровка подписей;

• печать продавца — при наличии.

Как выставить счет на оплату

Нет единого образца, как заполнять и отправлять документ. Каждая компания выбирает наиболее удобный метод: вручную или с помощью специальных сервисов, компьютерной программы.

Как выставить счет клиенту вручную

Скачайте из интернета подходящий образец счета и адаптируйте его под компанию — укажите реквизиты получателя, наименование организации или Ф.И.О. индивидуального предпринимателя. Затем шаблон можно использовать для заполнения счетов всем покупателям.

Нюансы такого способа:

• можно допустить ошибки при ручном переносе информации о заказчике и товарах;

• все счета, которые выставляет компания, должны быть пронумерованы вручную, нужно постоянно вспоминать, какое число стояло на предыдущем документе;

• отсчет номеров обновляется каждый следующий год.

Как выставлять счета в специальных сервисах с помощью программы

Сервис Аспро.Финансы позволяет вести финансовый учет компании, формировать и отправлять счета покупателям в пару кликов. В сервисе есть конструктор документов для создания уникального шаблона счета, который подходит для вашей сферы.

Преимущества системы:

• автоматическая нумерация счетов;

• сохранение истории выставленных счетов и транзакций по ним;

• контроль дебиторской задолженности с помощью воронки по оплаченным и неоплаченным обязательствам;

• автоматическое заполнение полей: при введении ИНН компании Аспро.Финансы подтягивает данные о покупателе, чтобы не возникло ошибки при ручном внесении информации;

• возможность оплаты через СБП: сервис формирует коды, чтобы продавец не терял деньги на комиссии от банка.

Как отправить счет на оплату

Подготовить и передать документ покупателю нужно не позднее 5 дней после отпуска товара. При оказании услуги или розничной продаже чаще используются бумажные счета на оплату. Их просто нужно распечатать и передать клиенту вместе с подписанием договора или при оплате.

Компания использует электронные счета на оплату, если она реализует продукцию через интернет-магазин или предоставляет дистанционные услуги. Отправка производится на электронную почту покупателя. Третий вариант — отправка бумажного счета по почте. Какой бы способ вы ни выбрали, стоит оставить один экземпляр у себя. 

Аспро.Финансы позволяет отправлять счета по электронной почте сразу из системы. Сервис автоматически подтягивает email клиента из его карточки и отсылает письмо на электронную почту. Нет необходимости скачивать счет и вручную отправлять его с почтового ящика. Благодаря интеграции с email система сделает это самостоятельно.

Также Аспро.Финансы дает возможность отправить клиенту внешнюю ссылку на счет, чтобы он мог оплатить его с любого устройства.

Использовать или не использовать счета на оплату — решать только вам. Но документ дисциплинирует покупателей и помогает навести порядок в бухгалтерии. Если автоматизировать формирование счетов, процесс будет занимать минимальное время с максимальной пользой.

Предыдущая статья Как рассчитать себестоимость продукта: подходы и формулы

Следующая статья Важность отзывов клиентов для улучшения сервиса Аспро.Финансы