Как вести финансовый учет в бизнесе: ликбез для предпринимателей

Зачем и как вести фин учет в бизнесе? А нужно ли это вообще? В статье рассказываем, почему бухгалтерия — это еще не финансовый учет, и как компания может оценить материальное состояние с помощью отчетов ПиУ, ДДС и баланса. 

Финансовый учет: что это и зачем он нужен?

Финансовый учет — это контроль активов компании. Он показывает чистую прибыль компании, помогает снизить издержки и увеличить доходы. Финучет помогает понять, какое направление работы прибыльное, а какое — убыточное. Пора ли уже выводить дивиденды, или собственнику стоит экономить. 

Если предприниматель не анализирует расходы и доходы, он просто не знает текущую финансовую ситуацию бизнеса. Можно спросить, зачем тогда бухучет? Тоже цифры, прибыль и убытки. Но бухгалтерская отчетность составляется за предыдущий период. А принимать решения нужно уже сейчас. 

Обязательно ли вести финучет? По закону — нет. Но он может помочь руководителю: 

1. Находить слабые места. Если постоянно следить за финансовыми показателями, можно вовремя увидеть проблему. Почему резко упали продажи интернет-магазина? Разбираемся. Оказывается, что на сайте ошибка, у пользователей самостоятельно очищается корзина. Благодаря оперативному отклику руководителя получилось устранить проблему в течение двух дней.

2. Принимать решения. Выпуск какой продукции расширить — которая покупается чаще или имеет большую наценку? Хочется ответить: нужно увеличить производство более популярной продукции. А если посмотреть в отчетах, оказывается, что второй товар приносит больше прибыли. И спрос на него есть, можно расширить рынок. И затраты на расширение производства ниже. Так финансовый учет помогает принимать управленческие решения на любом уровне.

3. Прогнозировать результаты. Через сколько времени у компании появится достаточно свободных средств для открытия нового цеха? Смотрим график прироста прибыли, планируем открытие на декабрь. Когда знаешь дату, можно заранее выбрать помещение для аренды и начать искать сотрудников для производственной линии. 

4. Привлекать инвесторов. Никто не хочет вкладываться в компанию с непонятным финансовым состоянием. Финучет дает возможность показать инвесторам реальное состояние дел: откуда идет прибыль, как она увеличится с инвестициями и какую выгоду получит кредитор. Информировать потенциальных инвесторов и кредиторов помогают МСФО — международные стандарты финансовой отчетности.

5. Предотвращать кассовые разрывы. Наблюдение за движением денежных средств в компании помогает понять, хватит ли в кассе денег на оплату процентов по займу, зарплату или партию сырья. Большая выручка не гарантирует, что не появится кассовый разрыв. На бумаге прибыль есть, а по факту основная ее часть — дебиторка, которую оплатят через месяц. 

Три основных инструмента финучета 

Как вести финансовый учет в бизнесе и использовать минимальное количество отчетов? Сконцентрируйтесь на трех главных документах, которые отражают текущее состояние бизнеса: 

Отчет о прибылях и убытках (ОПиУ). Документ показывает, сколько денег получила компания, а сколько отдала. В нем указаны источники поступлений и графы расходов. Отчетный период может быть любой, но часто он соответствует производственному циклу или календарному кварталу, полугодию, году. Отчет показывает операционную выручку и прибыль, прямые и косвенные расходы, общую рентабельность. Это помогает понять, насколько компания эффективно работает.

Балансовый отчет, или баланс. Это отчет не за период, а на текущий момент. Из него нельзя узнать о перемещении средств, но можно увидеть картину настоящего состояния бизнеса. Баланс показывает, какими активами и пассивами владеет  компания. 

С балансовым отчетом можно решить, из каких активов брать средства. В нем видно, как бизнес использует капитал, и какими источниками финансирования пользуется. 

Эти три отчета работают вместе. Их изучение позволяет глубже смотреть на финансы компании, принимать правильные решения и не допускать ошибок при управлении бизнесом. 

6 правил, как правильно вести финансовый учет 

В крупных организациях финучетом занимается финансовый директор. У него в подчинении есть финансисты и бухгалтеры, которые собирают показатели и формируют отчеты. Но в малом и среднем бизнесе часто за финансовый учет отвечает предприниматель. Даже без профильного образования он может выстроить финучет в компании. Чтобы вам было легче разобраться, мы подготовили рекомендации.

Правило №1: Разделяйте свои деньги и средства компании

Если фирма оформлена как ООО, собственник может получать с нее прибыль двумя способами: 

• через дивиденды;

• в формате оклада, при условии, что он числится сотрудником, например, директором. 

Для индивидуальных предпринимателей вопрос стоит более остро, так как нет ограничений по разделению личных и корпоративных средств. Часто деньги на счету расходуются и на собственные нужды, и на потребности компании. 

Вне зависимости от формы организации бизнеса ведите раздельный учет финансов. Откройте отдельную карту, куда будет перечисляться зарплата. Это поможет разграничить два денежных потока: личный и корпоративный. Так можно избежать ситуации, когда пора платить зарплату сотрудникам, а деньги ушли на покупку новой мебели в квартиру. 

Правило №2: Фиксируйте все доходы и расходы

Записывайте денежные операции, даже незначительные. В пиццерии закончилось средство для мытья полов и пришлось по дороге на работу заскочить в супермаркет? Даже эти 200 рублей за моющее средство нужно зафиксировать. Какие инструменты для ведения финучета можно использовать, мы расскажем далее. Сперва можно пользоваться хотя бы таблицами Excel.

Лучше сразу разделить расходы и доходы на несколько статей учета. Например, расходы можно разделить на производство, общехозяйственные затраты, маркетинг и зарплаты сотрудников. Это поможет следить за изменениями статей расходов.

Правило №3: Учитывайте предоплату

Предоплата — это еще не доход. Аванс не входит в чистую прибыль компании, на эти средства не начисляется налог, фактически они еще не стали собственностью предприятия. Только после реализации товара или услуги предоплата, как и фактическая постоплата, становятся доходом компании. 

Не записывайте аванс в одну строку с фактическими платежами. В любой момент заказчик может расторгнуть договор и вернуть предоплату. А если вы уже потратили эти средства, их нужно будет искать из других источников финансирования. Введите отдельную строку учета для предоплаты. 

Правило №4: Ведите платежный календарь

Платежный календарь 一 простой и удобный инструмент для бизнеса, который:

• напоминает, когда, сколько и кому нужно заплатить;

• показывает, когда, от кого и за что предстоит получить деньги;

• помогает предотвратить кассовые разрывы.

В платежном календаре удобно распределять расходы и доходы. Например, не ставить на один день два крупных платежа. Или перенести оплату на период после пополнения счета от заказчика. Так вы избежите возмущений от контрагентов и штрафов за просрочки платежей.

Правило №5: Подводите итоги отчетных периодов

Завершили проект? Посмотрите, как это отразилось на финансах компании. Выплатили сотрудникам премии? Не забудьте отразить это в отчетности и оценить, насколько пошатнулось финансовое состояние фирмы. Запустили рекламу? Проанализируйте, как изменились показатели до и после акции. 

Анализ отчетности — обязательное требование к тому, как вести учет в бизнесе. Без подведения итогов весь финучет сводится к бессмысленному заполнению таблиц. 

Правило №6: Ведите учет дебиторки и кредиторки 

Все обязательства нужно фиксировать. Собственные платежи по кредитам и налогам можно вписать в платежный календарь. Для должников компании нужно вести учет в отдельном документе и помечать максимальные сроки для оплаты. Чтобы не возникало проблем с просроченной дебиторкой, можно за несколько дней до истечения срока оплаты позвонить или написать заказчику с напоминанием. А если обязательства уже просрочены, поднимайте договор, читайте условия начисления штрафов и не бойтесь писать досудебную претензию. Если не вести учет должников, дебиторка может стать безнадежной. 

Как вести финансы в бизнесе: таблицы или специальные программы?

В зависимости от масштаба бизнеса можно вести учет по-разному. Для малого предпринимательства, самозанятых и личных нужд могут подойти таблицы. Активно развивающимся и крупным компаниям лучше работать в специальных сервисах. Чем больше статей доходов и расходов, направлений деятельности, тем сложнее заполнять и анализировать таблицы вручную — нужна автоматизация.

Таблицы Excel или Google

Преимущества:

• Использование таблиц бесплатное. 

• Удобно, когда источников поступлений и списаний мало: один-два заказчика и столько же поставщиков. Или если операции однотипные, например, услуги маникюра — клиентов много, но сумма к оплате примерно одинаковая.

Недостатки:

• Таблицы нужно вести самостоятельно, вручную вписывать поступления и списания со счета. Без автоматизации бывает трудно не упустить расходы. Если не делать пометок к каждой сумме, то при анализе сложно вспомнить, что это за операция. 

• Сложно вести учет, если данные заполняют несколько человек. В случае с Excel нужно постоянно сохранять и отправлять актуальную версию документа.

Специализированные сервисы для финансового учета

Например, Аспро.Финансы. Система полностью адаптирована под нужды бизнеса.

Преимущества:

• Все инструменты удобно визуализированы: можно с помощью виджетов наблюдать за финансовым состоянием компании в реальном времени. 

• Интеграции с программами бухучета и банками позволяют синхронизировать передачу информации. Любые переводы автоматически отображаются в сервисе, данные сразу распределяются по статьям расходов и доходов. 

• Сервис Аспро.Финансы предлагает дополнительные инструменты. Кроме формирования отчетов, пользователи могут пользоваться платежным календарем, шаблонами счетов и актов, инструментами для бюджетирования.
  
  
  

Предыдущая статья Что такое бюджетирование и с чего начать распределение средств

Следующая статья EBITDA — что это и почему об этом нужно знать инвесторам?