БДР и БДДС: какая разница между двумя бюджетами?

Цель любой коммерческой организации — получать прибыль. Но для большинства предпринимателей этого недостаточно, им хочется, чтобы прибыль росла. Правда часто это остается только желанием, а сами бизнесмены сталкиваются с убытками: обратный желаемому результат. Почему это случается? Основная причина — отсутствие финансового планирования. Понимание перспектив, создание плана развития компании и управление ресурсами — основа любого бизнеса. Чтобы компания двигалась в правильном направлении, необходимо использовать БДР и БДДС. Это удобные и эффективные инструменты, которые помогают планировать финансы и вести управленческий учет. В этой статье расскажем, в чем отличия между этими двумя отчета и в каких случаях использовать каждый из них. 

БДР и БДДС — что это?

Финдиректор или руководитель компании должны следить за финансовыми операциями и движением денежных средств на счетах фирмы. Перед топ-менеджером стоит две задачи: 

1. Предотвращать кассовые разрывы. Когда компании нужны деньги, они должны быть на счетах. 

2. Следить, чтобы деньги не лежали без движения. Замечательно, когда прибыль сильно превышает расходы, но это не эффективно. Деньги необходимо умножать. 

БДР выводит прибыль компании или убыток, если дела в бизнесе идут плохо. А БДДС показывает, хватит ли остатков на счетах на текущие затраты, или как сэкономить, чтобы оплатить главные обязательства фирмы. Далее мы подробно расскажем об особенностях каждого бюджета и о том, как их составлять.

Что такое БДР

Расшифровка БДР – бюджет доходов и расходов. Планирование осуществляется по информации из предыдущих отчетов ПиУ. За основу берутся старые показатели и будущие расходы и доходы, если они известны заранее: подписан крупный контракт или получена субсидия.

БДР нужен, чтобы выполнить цель компании по чистой прибыли. Бюджет составляют ежегодно, но делают разбивку по кварталам и месяцам. В конце отчетного периода собственник компании или финдиректор сверяет план и факт, определяет отклонения от запланированных расходов и поступлений и ищет их причину.

Когда БДР организации составлен, нужно следить за исполнением плана. Если расходы превышают доходы, бюджет можно корректировать — искать методы сокращения издержек и увеличения выручки. Сверять план и факт стоит каждый месяц, а не только в конце отчетного периода.

Что такое БДДС

БДДС — инструмент планирования чистого денежного потока. ЧДС — это остаток денег после вычитания всех расходов. Если ЧДС отрицательный (дефицит), то денег на издержки недостаточно, получается кассовый разрыв. Если положительный (профицит), то деньги в кассе есть, доходы покрывают все расходы.

Бюджет движения денежных средств в Аспро.Финансы

Расшифровка БДДС — это бюджет движения денежных средств. Он составляется на основе БДР. Информация о планируемых доходах и расходах может отличаться от БДР, в зависимости от особенностей расчетов с контрагентами. Например, если компания использует авансовую систему платежей, то в БДР выручка пойдет одной суммой и будет вписана за тот месяц, когда завершен заказ. А в БДДС стоимость заказа будет разделена на два поступления: аванс и постоплата.

Основная задача БДДС — контроль денежных потоков. Для этого создается таблица с поступлениями и списаниями. Учитываются не обязательства, а реальные деньги. Бюджет планируется на год, но делаются разбивки на кварталы и месяцы. Структура БДДС похожа на платежный календарь. Однако бюджет помогает распределять денежные потоки в более крупных периодах, в то время как в календаре разбивку можно делать по неделям и дням. 

После составления БДДС нужно контролировать его выполнение, сверять план и факт. Если каждый месяц составлять и контролировать выполнение БДДС, можно предупредить появление кассового разрыва. То есть избежать ситуации, когда нужно за что-то платить, но нечем, например, деньги от заказчиков еще не пришли на счет фирмы или расходы в этот период превысили лимит. 

БДР и БДДС: отличия

Основное отличие двух бюджетов — метод их составления. Иными словами: что ложится основу расходов и доходов. 

БДР формируется по методу начисления. Что это значит? Если компания произвела продукцию, доходы от ее продажи зачисляются в бюджет. Частично как складские остатки, частично как дебиторская задолженность — если компания произвела отгрузку товара, но заказчик его не оплатил. Но товар на складе и дебиторка — это еще не деньги. Если нужно выполнять свои обязательства, например, платить зарплату сотрудникам, то денег на это не хватит. Только если рассчитываться нереализованной продукцией, как, кстати, делали в 90-е годы. 

Такая же ситуация и с расходами компании. Фирма подписала договор с поставщиком на отгрузку сырья в декабре 2023 года. Сразу же была сделана поставка, подписан акт приемки-передачи товаров. Но оплата по счету была произведена в январе 2024 года. В БДР компании операция попадет на декабрь предыдущего года. Потому что при составлении бюджета финдиректор ориентируется на официальные бумаги — на акт приемки-передачи. 

БДДС же формируется кассовым методом. То есть в отчет идут только те деньги, которые уже есть на счету компании. Когда покупатель оплатил счет, средства попадают в БДДС. До этого момента они фиксируются только в БДР. В ситуации с поставщиком расходы за сырье попадут в январский бюджет ДДС. Потому что именно тогда была произведена оплата, а для БДДС главным документом будет выписка со счета. 

При учете доходов и расходов важны отчетные периоды — руководители следят за прибылью и убытками по отчетам, которые подводят итоги месяца, квартала или года. А при учете движения денежных средств часто нужно смотреть за показателями в динамике. Это нужно потому, что часть обязательств нужно оплачивать в конкретные дни: зарплату, проценты по кредитам, налоги. И если доходы поступят после этих дат, то остатков на счетах не хватит для погашения обязательств. Значит, руководитель должен быть уверенным, что для расходов в кассе будут деньги. Кстати, в этом помогает инструмент краткосрочного планирования — платежный календарь.

Таким образом, БДР показывает, как работает компания: прибыльно или в убыток. А БДДС — как достичь этих результатов без кассовых разрывов и заемных средств. То есть у этих двух бюджетов разная цель: подсчитать прибыль и распределить финансовые потоки.

Рассмотрим, какие у БДДС и БДР отличия — таблица:

Под «неденежными» операциями мы подразумеваем прибыль и расходы, которые не связаны с реализацией товаров. Например, если компания работает в нескольких валютах, то курсовая разница может быть отображена в БДР. Амортизация — тоже «неденежные» расходы, которые есть на бумаге и входят в убытки компании. Их нет в БДДС, но есть в БДР.  

Есть статьи доходов и расходов, которые нужно учитывать в обоих бюджетах. Но в зависимости от способа и времени оплаты сведения могут фиксироваться по-разному. 

Возьмем для примера налоги. Они фигурируют в обоих бюджетах, их сумма не меняется. Но в БДР необходимо указать желательные периоды уплаты налогов, а в БДДС — фактические даты. Так индивидуальный предприниматель на упрощенном налогообложении должен оплачивать налог в конце года, но ежеквартально вносить авансы. Соответственно, в БДР отображаются взносы с разбивкой на кварталы. Но на практике у ИП не было денег на авансы, и он решил сделать единовременную оплату в конце расчетного периода. Так в БДДС налог отобразится единой суммой как расход за месяц перевода средства. 

Другой пример: оплата наемного труда. Компания платит сотрудникам зарплату за ноябрь. Общая сумма при распределении БДР попадает в расходы за ноябрь. Но выплаты производятся частями: аванс сейчас, а остальное — в декабре. В БДДС зарплата разбивается на два месяца, в соответствии с фактическими начислениями . 

Зачем бизнесу составлять бюджеты БДР и БДДС

Основная цель составления бюджетов БДР и БДДС — это планирование прибыли и финансовых операций. Это помогает: 

1. Определить результаты компании. К чему мы должны прийти через месяц, полгода, год? Варианты — увеличить прибыль, выйти из кризиса, изменить структуру капитала. 

2. Вовремя заметить и предотвратить денежные проблемы. Как избежать кассового разрыва? Где найти дополнительный источник финансирования?

3. Выбрать курс развития. Что принесет запуск нового направления деятельности? Сколько денег можно вложить в инвестиции? За какое время получится открыть новый цех?

4. Снизить издержки. Какие расходы сильнее снижают чистую прибыль компании? Как их можно сократить, и на что это повлияет? 

5. Изменить условия оплаты с контрагентами. Можно ли сохранить постоплату для клиентов или необходима авансовая система? Поможет ли рассрочка от поставщика или придется брать кредит?

Таким образом, бюджеты дают возможность оценивать финансовое состояние фирмы в целом (БДР) и в разрезе конкретного периода (БДДС). С их помощью руководитель принимает управленческие решения и определяет эффективность бизнеса. 

Как составить отчеты БДР и БДДС

Первым составляется бюджет доходов и расходов. Он покажет, есть ли прибыль в компании в целом. Если компания в плюсе за год по БДР, то можно переходить к распределению денег и предотвращению кассовых разрывов. Почему в таком порядке? Объясним на примере. 

ИП Морозова оказывает косметологические услуги. Раньше она занималась только шугарингом и ваксингом, но сейчас учится на электроэпиляцию. Это медицинская услуга, а значит, нужно лицензирование, оборудование и новый кабинет.

Чистая прибыль за предыдущий год составила 800 000 ₽. Этот показатель предприниматель  берет за основу для составления БДР на будущий год. Но ей предстоят крупные расходы: платное обучение, оформление лицензии, покупка дорогостоящего аппарата, аренда и ремонт нового кабинета. Сведя бюджет, косметолог понимает, что расходы превышают доходы. Поэтому, прежде чем переходить к БДДС, она вносит в план БДР заемные средства и, соответственно, расходы по процентам. Получается, что если взять кредит на бизнес, то бюджет будет положительным. 

Теперь ИП Морозова  составляет БДДС и определяет, как равномерно распределить расходы, чтобы не получалось кассового разрыва. Косметолог решила так: 

• обучение выгоднее оплачивать в рассрочку, внося плату за семестр;

• лицензирование можно сдвинуть на декабрь, когда откроется новый кабинет, а в прайсе после обучения появится дополнительная услуга;

• а вот ремонт кабинета и покупка аппарата для электроэпиляции — первостепенные задачи, расходы на них можно закрыть заемными средствами.

Потом она дополнила БДДС ежемесячными расходами на аренду, оплату нового кредита и материалы для оказания услуг. 

Если бы ИП Морозова начала бюджетирование не с БДР, а с БДДС, то у нее получился бы очевидный дефицит. Пришлось бы возвращаться к доходам и расходам, а потом заново планировать движение денежных средств.

Чтобы БДР сформировать, нужно: 

1. Поставить финансовую цель на конец года. Например, 1 200 000 ₽. 

2. Разбить желаемую прибыль по месяцам. Значит, ежемесячно компания должна зарабатывать 100 000 ₽.

3. Учесть все расходы, также с разбивкой на периоды. Предположим, что они составляют 50 000 ₽.

4. Суммировать желаемую прибыль и издержки. Получается, что доход компании в месяц должен быть не менее 150 000 ₽.

Чтобы сформировать БДДС, нужно:

1. Определить минимальный остаток денежных средств. Например, в месяц компании нужно иметь «лишние» 20 000 ₽ на непредвиденные расходы. 

2. Посчитать доходы: текущую выручку, авансы, оплаченную дебиторку и прочие поступления. Предположим, 100 000 ₽ в месяц. 

3. Рассчитать расходы: платежи по кредитам, зарплаты, налоги, сырье. Суммарные издержки составляют 70 000 ₽.

4. Определить чистый денежный поток. Это разница между доходами и расходами. В нашем примере это 30 000 ₽ — профицит. В таком случае можно рассмотреть варианты инвестирования. Если в результате расчетов получился дефицит, можно привлечь заемные средства или подумать над изменением финансовой политики компании. 

Для составления бюджетов можно использовать таблицы. Но в них нет автоматизации и синхронизации с фактическими поступлениями и списаниями. Поэтому сверку плана и факта придется проводить вручную, следить за кассовым разрывом тоже. 

Намного эффективнее пользоваться специализированными сервисами для управленческого учета. Например, система Аспро.Финансы предлагает инструменты для бюджетирования: БДР, БДДС и платежный календарь. В сервисе удобно сверять планируемые и фактические показатели, автоматически добавлять ежемесячные платежи и при необходимости подробно изучать каждую финансовую операцию — куда ушли или от кого пришли деньги.

Сервис позволяет работать с несколькими расчетными счетами и разными валютами, разводить денежные потоки по проектам и филиалам компании. По результатам каждой операции данные автоматически попадают в колонку «Факт», чтобы было удобнее анализировать расхождения. А если в бюджете ДДС намечается кассовый разрыв, система заранее покажет это.

БДР и БДДС: разница на примере одной компании

ООО «Графика» оказывает полиграфические услуги: печатает визитки, плакаты, фотографии. Годовая прибыль организации составляет 200 000 ₽. Компания заключила договор на долгосрочное сотрудничество и планирует увеличение прибыли на 50 000 ₽. Посмотрим, как могут выглядеть бюджеты ООО «Графика».

БДР ООО «Графика» на 2023 год: 

Согласно результатам периода, компании почти удалось достичь запланированных показателей.

БДДС ООО «Графика» на 2023 год: 

Основное отличие БДР от БДДС — простыми словами — это учет всех активов компании. В то время как в бюджет ДДС попадают только деньги, которые поступают на счет. Нельзя сказать, какой инструмент важнее. Они всегда работают вместе и дополняют друг друга.

Предыдущая статья Предпринимательские риски: как избежать проблем в бизнесе

Следующая статья Что такое платежный календарь компании: руководителю и финдиректору на заметку