Когда Павел пришел в рекламное агентство на должность финдиректора, он понял, что весь финучет компании строится на Excel-таблицах. Таблицы неплохо справляются на старте бизнеса, когда проектов и операций мало, но в ситуации с агентством Excel явно не хватало.
Съехавшие столбцы, нечаянно стертые значения, долгая загрузка файла — трудности, с которыми столкнулся новый финдир. Учитывать деньги по проектам в таких условиях практически невозможно. Он решил, что единственный выход — это автоматизация финучета.
С чего все начиналось: как в агентстве вели финучет раньше
До прихода Павла на должность финдиректора финансовый учет вели в таблицах Excel и Google. Когда Павел познакомился с процессами и таблицами, он сразу заметил недостатки такой работы:
- Нет отчета о прибылях и убытках. Руководитель не знает точную прибыль и рентабельность компании, поэтому не может основывать решения на фактах, все происходит на уровне интуиции.
- Нет детализации по операциям. В таблице — сухие цифры. Они разделены по статьям, но конкретики нет. К примеру, если нужно понять, откуда и за какую работу пришла выручка, таблицы не хватит — нужно поднимать счета.
- Нет выделения НДС. Компания работает через разные юрлица по разным налоговым режимам — с НДС и без. Если некорректно учитывать НДС, много денег уходит на налоги, можно превысить максимальный лимит доходов и даже нарваться на штрафы от ФНС.
- Большие затраты времени. Финансовые отчеты отдельно готовит каждое подразделение, потом — сведение отчетности. Это дополнительные трудозатраты и время на копирование цифр из таблицы в таблицу.
- Много ошибок в расчетах. Лишняя запятая или пробел, сбившаяся формула или некорректная цифра — это потраченное время зря, потому что результаты расчетов получаются ошибочные, использовать их нельзя.
Вести финансовый учет в таких условиях — непродуктивно и бессмысленно. Данные собраны, но анализировать их трудно. Поэтому новый финдир принял решение — уйти от таблиц с их хаосом и систематизировать данные с помощью системы финучета.
Поиск подходящей системы: выбор из десятков сервисов
Поиском системы для финучета занялся сам Павел.
Какая стояла задача. Специфика агентства — проектная работа. Соответственно, денежные потоки по разным клиентам и маркетинговым кампаниям должны быть четко разведены и учтены. Кроме того, нужна комплексная финансовая аналитика: по направлениям работы, юрлицам, контрагентам.
Из чего выбирали. Павел уже работал со многими сервисами финучета — изучал их возможности и даже внедрял в других компаниях. Большинство из них отлично справляются с базовыми задачами финансового учета, но нужен был модуль для проектного учета.
Почему выбор пал на Аспро.Финансы. Павел узнал о возможностях сервиса, почитал отзывы и нашел в функционале Аспро.Финансы то, что искал. Все инструменты системы, в том числе проектное бюджетирование, интегрированы между собой. Система позволяет вести финучет совершенно без привлечения других программ, она объединяет все таблицы, которые к тому моменту использовали в агентстве.
Павел быстро убедил руководство, что внедрение сервиса не займет много времени, а затраты быстро компенсируются выгодой, которую бизнес получит от грамотного финучета. Ожидания команды быстро оправдались. Какие инструменты настроил и использовал финдир, рассказываем дальше.
Час на финучет вместо целого дня: что изменилось с внедрением Аспро.Финансы
Внедрением и настройкой Аспро.Финансы занялся сам финансовый директор. Уже сразу после настройки и тестирования внедрение системы принесло ощутимые результаты.
Нет перерасходов по проектам
Что было. Для каждого проекта команда вела отдельный финансовый учет: какие планы, сколько реально пришло денег и было потрачено. В таблицах реализовать финучет по проектам было сложно, потому что:
- деньгами, в частности расчетом прибыли, занимались менеджеры проектов, а не финансисты;
- данные часто запаздывали и попадали в финансовый учет только тогда, когда уже появилась проблема, к примеру, перерасход или кассовый разрыв;
- форматы таблиц по каждому проекту могли отличаться, поэтому при их сведении возникали трудности.
Финансами проектов занимались сами производственники, а не финансовый отдел. Из-за этого были ошибки: сбивались формулы, различались форматы таблиц. В результате команда получала или неверную, или неактуальную по времени информацию о финансах проекта и его прибыльности.
Как стало с Аспро.Финансы. В системе все денежные операции автоматически попадают в карточку проекта. Что это дает команде:
- Не нужно тратить время на ручной ввод операций. Благодаря интеграциям с банками все списания и поступления на счет автоматически попадают в финучет и разносятся по проектам.
- Все отклонения от плана — на виду. Система сама сравнивает план и факт, определяет отклонения. Если команда замечает перерасход, то она быстро принимает решения, чтобы оптимизировать издержки или увеличить доходы.
- Данные сразу попадают во все финансовые отчеты. Однажды попав в систему, данные автоматически отображаются во всех отчетах ПиУ и ДДС — по проекту, контрагенту, юрлицу и всей компании. Не нужно вручную переносить данные из одной таблицы в другую, чтобы собрать статистику.
Бюджет проекта в Аспро.Финансы
После перехода на Аспро.Финансы команда перестала тратить время на создание таблиц. Теперь освободившиеся часы направлены на анализ показателей и своевременное принятие решений.
Деньги каждого клиента под контролем
Что было. Если один клиент заказывал несколько услуг, то компания создавала такое же количество проектов. Если над проектами одного клиента работали разные подразделения, то и отчетность в таблицах собирали по-разному. Сводить такие разноформатные отчеты было сложно и долго, но необходимо, чтобы узнать:
- когда и сколько денег в целом перечислил клиент;
- сколько уже потрачено и на что;
- какую прибыль приносит этот клиент.
Как стало с Аспро.Финансы. Компания объединяет все проекты по каждому клиенту в портфели. Развернутые отчеты по портфелю проектов или компактные наглядные виджеты помогают сразу увидеть:
- рентабельность работы с этим заказчиком;
- состояние баланса, поступления и списания;
- более детальную аналитику по конкретным услугам.
Благодаря фильтрации и поиску можно из портфеля проектов анализировать любую финансовую информацию по каждой услуге.
Мы всегда понимаем, полностью ли мы учли расходы по проектам, получили ли закрывающие документы от подрядчиков, попадаем ли в план. От этого зависят не только управленческие решения по проектам, но и те, которые касаются непосредственно сотрудников, к примеру, будут ли деньги на премии в этом месяце.
План/факт ДДС в портфеле проектов Аспро.Финансы
С внедрением Аспро.Финансы команда стала лучше анализировать не только конкретные проекты, но и комплексную работу с клиентами. В частности, стало проще понять, кто приносит агентству больше денег, а в каком сотрудничестве нужно улучшить показатели.
Оплата счетов без просрочек
Что было. Для оплаты счетов в дополнение к табличному финучету команда работала в системе управления проектами. В ней сотрудники создавали задачи по каждому платежу, а бухгалтер потом их закрывал — это долго, без четкой структуры и часто заканчивалось просроченными обязательствами, то есть пенями и репутационными потерями.
Что стало с Аспро.Финансы. Сотрудникам не нужно отвлекаться на сторонние системы, создавать задачи и заполнять множество полей, потому что все плановые платежи можно создать в пару кликов в платежном календаре.
Бухгалтер сразу видит, когда и какие плановые списания предстоят, что нужно оплатить. А сразу после платежа система автоматически помечает плановую операцию как выполненную. К чему это привело:
- стало меньше просрочек;
- сотрудники экономят много времени на планировании платежей и их проведении;
- исчезли кассовые разрывы, потому что команда видит остатки по счетам.
Платежный календарь в Аспро.Финансы
Контрагенты, поставщики, подрядчики перестали засыпать нас вопросами об оплате, потому что теперь мы всегда переводим деньги в срок. С платежным календарем у нас появилось больше времени на рабочие задачи, а не на лишнюю коммуникацию с контрагентами.
Большой горизонт планирования
Что было. Фактически компания не строила долгосрочные финансовые планы. Чтобы спланировать доходы и расходы хотя бы на несколько месяцев вперед, а лучше на год, нужен был отдельный финансист, который хорошо разбирался бы в бюджетировании и табличном учете. Такого человека в команде не нашлось, соответственно, плана тоже не было. Приходилось принимать не стратегические, а только оперативные решения.
Что стало с Аспро.Финансы. Команда проводит бюджетирование для компании, разных юрлиц и отдельных проектов в двух видах: прогноз ДДС и ПиУ. Команда указывает плановые значения для разных статей учета, а потом контролирует план/факт. Если появляются расхождения, компания:
- находит причину расхождений;
- оптимизирует издержки;
- корректирует план.
Бюджет ДДС в Аспро.Финансы
С Аспро.Финансы мы постепенно расширили горизонт планирования с одного месяца до полугодия. Мы не просто распределяем финансы, а моделируем разные сценарии, чтобы заранее найти решения для разных возможных ситуаций.
Структурированная и актуальная информация о финансах
Что было. Отчеты из таблиц не соответствовали стандартам управленческого учета, в том числе:
- из-за ошибок ручного ввода цифры часто были недостоверные;
- сроки затягивались, потому что операции попадали в отчеты с задержками;
- прибыль учитывали без разделения на производственные, коммерческие и административные статьи;
- денежный поток вели без разнесения на инвестиционную и финансовую деятельность.
Результат: руководителям приходилось принимать решения на основе устаревшей, неструктурированной и часто ошибочной информации.
Что стало с Аспро.Финансы. Отчеты ПиУ и ДДС формируются автоматически, все данные в них — полные, корректные и актуальные. Благодаря отчетам команда анализирует каждый проект по отдельности, портфели и целые направления работы.
Отчет ПиУ в Аспро.Финансы
Финдиректор следит по отчету ПиУ за всеми поступлениями и расходами. В частности, команда контролирует:
- управленческие расходы;
- издержки по разным направлениям;
- затраты на ФОТ по отделам.
Чтобы каждый раз не погружаться в подробные отчеты, команда вывела на рабочий стол виджеты. В них автоматически попадает информация о поступлениях, списаниях, прибылях и убытках.
Виджеты в Аспро.Финансы
Мы удивились, когда поняли, что некоторые издержки раньше просто не попадали в отчеты. Теперь, с Аспро.Финансы, мы уверены, что данные полные и актуальные.
К какому результату пришла команда рекламного агентства
После перехода на Аспро.Финансы коллектив уже в течение месяца почувствовал изменения:
- Полностью отказались от Google-таблиц. Все, что связано с финансами — только в системе. Кстати, данные за все прошлые периоды быстро выгрузили из таблиц в Аспро.Финансы в формате CSV, чтобы ничего не потерялось.
- Систематизировали работу с финансами. Теперь финдиректору не нужно собирать разрозненные отчеты с разных отделов и приводить их в порядок. Сотрудники сами по инструкции вносят данные в нужные разделы сервиса — информация получается структурированной и не требует исправлений.
- Сократили временные затраты на финучет. На сбор данных уходит не более часа в день — это на 90% меньше, чем до внедрения Аспро.Финансы. Когда сотрудники совсем обвыкнутся, сбор данных будет полностью автоматическим, а у финдира будет время на главное — аналитику и принятие решений по финансам.
- Полностью освободились от подготовки отчетов. Сводная отчетность, а также отдельные отчеты по периодам, направлениям работы, отделам или сотрудникам — все это автоматически делает система. Когда в Аспро.Финансы есть данные, они сразу попадают в отчеты, поэтому они всегда актуальные. Раньше на отчетность уходило не менее 2–3 часов, а теперь нужно только проверить, чтобы на все операции были закрывающие документы, тогда они точно отобразятся в ОПиУ.
Все новые счета на оплату не только отправляются в 1С, но и попадают в платежный календарь. Можно контролировать плановые поступления и контролировать платежи. Как только контрагент оплатил счет, данные автоматически попадают в ДДС и ПиУ. То, что весь функционал системы связан между собой — большой плюс Аспро.Финансы. Кроме этого, Павел отметил и другие преимущества сервиса:
- Интуитивно понятный интерфейс.
- Подробные инструкции для пользователей.
- Отзывчивая техподдержка.
- Наглядные виджеты с быстрой настройкой.
- Автоматический сбор отчетов.
- Интеграции с банками.
Я знаю, что во многих компаниях по привычке используют Excel для финучета. Если есть опытный специалист, который будет постоянно заниматься таблицами, это может быть удобно. Но часто табличный учет — это недостоверные данные, поломанные формулы и много часов ручной работы с цифрами. Не бойтесь отказываться от таблиц в пользу современных, качественных решений с автоматизацией.
