Когда бизнес только начинается, учет можно вести в таблицах. Предприниматель и так знает, сколько потратил на каждый заказ и какая осталась маржа. Но у компании из нашего кейса — другой масштаб. Регулярные операции с закупками в Китае, валютные платежи, таможня и сложная логистика превращают учет в головоломку.
Станок может стоить миллион рублей, но с доставкой, растаможкой и банковскими комиссиями превратиться в полтора. А в 1С все эти расходы размажутся по разным счетам, и собрать их в одной точке получится только вручную.
Именно с такой ситуацией столкнулись наши клиенты 一 компания «Маштехника». Мы поговорили с финансовым директором компании и узнали, как ей удалось навести порядок в учете и начать видеть реальную картину по каждой сделке.
Немного о компании и ее специфике
Компания работает с 2009 года. Занимаются поставкой плазменных станков и продажей расходных материалов к ним. Модель бизнеса типичная для многих производственников и трейдеров:
-
Закупка оборудования в Китае.
-
Доставка и таможенное оформление.
-
Продажа в России.
-
Валютные платежи, транзитные счета, комиссии банков.
С какими проблемами столкнулись до Аспро.Финансы
Раньше компания вела учет в 1С и параллельно в Excel. Выглядело это так:
-
В 1С фиксировали все хозяйственные операции — поступления, списания, закрытые периоды.
-
В Excel собирали данные по каждой сделке вручную, потому что в 1С нельзя было привязать все расходы к одной единице товара.
-
В банк-клиенте контролировали остатки и сверяли их с тем, что попало в учет.
-
В мессенджерах и почте хранились документы от поставщиков, переписка по логистике и подтверждения оплат.
Долгое время такой подход работал. Но с ростом количества проектов и усложнением валютных сделок он перестал устраивать.
В 1С нет нужной детализации
1С дает корректный бухгалтерский учет, но для управленческих задач он неудобен. Чтобы собрать полную себестоимость одного станка, приходилось вручную выбирать все связанные операции: оплату поставщику, таможенный сбор, доставку до клиента, банковские комиссии за покупку валюты. Это занимало время и не гарантировало, что ничего не упустили.
«В 1С такой детализации просто нет. Он считает общими цифрами, а нам нужно «под микроскопом» — по каждому станку, по каждой сделке с Китаем, с разбивкой на логистику, таможню и комиссии».
Нет единой картины по всем счетам
У компании несколько расчетных счетов в разных банках. Чтобы узнать актуальные остатки, финансовому директору приходилось заходить в каждый банк-клиент отдельно, вводить пароли, собирать информацию по крупицам. А если нужно было понять не только остатки, но и детализацию — какие платежи уже прошли, какие ожидаются, — задача усложнялась в разы.
В оперативной работе приходилось либо довольствоваться обрывочными данными, либо тратить часы на ручной сбор информации из разных источников.
Почему выбрали Аспро.Финансы
Компания искала сервис, который позволит собрать все расходы по сделке в одном месте.
«Я искала сервис подходящий для наших задач. Методом проб и ошибок нашла вас».
Ключевые требования были такие:
-
Возможность вести учет в разрезе проектов, где проект = одна сделка (один проданный станок).
-
Детализация до уровня «таможня», «логистика», «комиссии банка» внутри каждого проекта.
-
Контроль остатков на счетах в режиме реального времени.
-
Удобный платежный календарь, связанный с фактическими платежами.
Аспро.Финансы закрыл все эти потребности.
Как выстроили работу в системе
Внедрение проходило постепенно. Полный переход занял около месяца. Настраивали самостоятельно, по сложным вопросам обращались в техподдержку.
Важный нюанс: руководству компании не требуются стандартные отчеты ДДС или ПиУ в их классическом виде. Им важна прозрачная картина по каждой конкретной сделке и реальные остатки на счетах. Поэтому в основе работы — три ключевых инструмента.
Проект = одна сделка
В системе завели проекты на каждую физическую единицу оборудования. Внутри проекта собираются все расходы, связанные именно с этим станком:
-
Закупка валюты и оплата поставщику.
-
Таможенные платежи.
-
Логистика и доставка до клиента.
-
Банковские комиссии за валютные операции.
«Я хочу, чтобы любой платеж сразу цеплялся к проекту — таможня это или логистика. Тогда я понимаю, сколько на самом деле стоит станок и сколько денег у нас есть прямо сейчас».
Такая детализация позволяет в любой момент открыть проект и увидеть полную себестоимость единицы оборудования.
Раздел «Деньги» — все счета в одном окне
У компании несколько расчетных счетов в разных банках. Раньше, чтобы узнать актуальные остатки, приходилось заходить в каждый банк-клиент отдельно, вводить пароли, собирать информацию. Теперь достаточно открыть раздел «Деньги» в Аспро.Финансы.
Раздел «Деньги» в Аспро.Финансы выглядит как реестр всех операций, данные можно загружать автоматически из банка, загружать выписки или добавлять вручную
В этом разделе виден реестр всех операций по каждому счету и актуальные остатки в режиме реального времени. Не нужно ползать по разным банкам и гадать, сколько денег доступно прямо сейчас — все в одном окне.
«Мне нужно каждый день видеть остатки и понимать, что там по счету загружено, а что нет. В системе видно сразу по всем счетам — не надо лазить по пяти банкам и собирать информацию по крупицам».
Платежный календарь как защита от кассовых разрывов
Платежный календарь в компании работает не как «картина мира», а как жесткий инструмент планирования обязательств.
Сюда вносятся все плановые платежи: налоги, зарплата, предоплаты поставщикам, таможенные платежи. Это позволяет:
-
Заранее видеть, в какие даты возникают пиковые нагрузки на счета.
-
Не допускать кассовых разрывов — ситуаций, когда деньги нужны, а на счетах пусто.
-
Понимать, какие средства уже «зарезервированы» под будущие платежи, а какие можно пускать в оборот.
Платежный календарь в Аспро.Финансы предупредит о наступлении кассового разрыва
Результаты после внедрения
Увидели реальную себестоимость каждой единицы оборудования. Теперь не нужно собирать данные по сделке из разных источников. Вся информация по станку — в одном проекте. Можно в любой момент открыть и увидеть полную картину: сколько потратили на закупку, сколько на логистику, сколько на таможню и банки.
Получили актуальные остатки, которым можно доверять. Ежедневная сверка с банком дает уверенность, что данные в системе корректны. Это заменило ожидание закрытия периода в 1С. Финансовый директор видит реальные деньги на счетах прямо сейчас и может принимать оперативные решения.
Превратили платежный календарь в рабочий инструмент. Теперь это реестр обязательств, который помогает не пропускать важные платежи.
Этот кейс — иллюстрация того, что управленческий учет бывает разным. Кому-то нужны отчеты с показателями ДДС и ПиУ. А кому-то — как компании «Маштехника» — нужен прозрачный учет каждой сделки и четкое понимание реальных денег на счетах.
Система закрыла главную боль: дала возможность видеть деньги в разрезе единицы товара, не жертвуя контролем над общими остатками и будущими платежами. И при этом сохранила ту глубину детализации, которой не хватало в 1С.
