Многие предприниматели начинают вести учет денег в таблицах. Это простой и бесплатный инструмент, в котором не нужно долго разбираться. Но с ростом бизнеса таблицы становятся не помощником, а балластом. В кейсе расскажем, как компания DSML начала вести учет в Аспро.Финансы и избавилась от неразберихи в таблицах.
Управленческий учет в IT
DSML 一 IT-компания, которая занимается дизайном и разработкой сайтов, а также готовит материалы и реализует рекламные кампании.
Оборот денег происходит так:
-
Клиент перечисляет предоплату за услуги.
-
Компания делает свою часть работы.
-
Клиент переводит оставшуюся часть денег.
Причем предоплата и остаток могут перевести в разные месяцы. Это тоже усложняет контроль за деньгами. Из-за непрозрачной картины не понятно, можно ли тратить полученные средства, сколько реально заработала компания за определенный период. Есть и другие нюансы:
-
нужно видеть дебиторку;
-
важно следить за предоплатой и постоплатой;
-
есть несколько юрлиц и банков;
-
необходимо контролировать подотчетные средства.
И как же IT-компания без автоматизации? Не комильфо.
Как множество таблиц в итоге привели к Аспро.Финансы
Аспро.Финансы стал первым сервисом, в котором DSML начали вести финучет. Но напомним, что изначально за деньгами следили в таблицах. Что же с ними было не так? И почему решили от них отказаться?
Мария, заместитель гендиректора DSML
Хотя впоследствии эти проблемы стали очевидны, изначально компания просто искала сервис для выставления счетов.
Мария, заместитель гендиректора DSML
Чем пользуется IT-компания в Аспро.Финансы
Счета и акты
Это то, что изначально было нужно команде DSML. С этим инструментом получается избежать просрочки платежей и вовремя сформировать закрывающие документы для бухгалтерии.
Мария, заместитель гендиректора DSML
Отчет по счетам и актам
ДДС и ПиУ
Компания использует два главных отчета. Один нужен, чтобы следить за свободным денежным потоком и остатками на счетах. За это отвечает ДДС. Второй нужен для контроля эффективности компании. Это показывает ПиУ. Причем важно анализировать эти отчеты именно в комплексе. Тем более с такой спецификой бизнес-процессов, как у DSML.
У IT-услуг долгий жизненный цикл, потому что такие продукты не делаются по щелчку пальцев. Сложность заключается на этапе учета денег. Например, деньги за разработку сайта поступили 15 февраля. Команда DSML закончила услугу 15 марта. Когда учитывать эти средства? ДДС и ПиУ смотрят на это по-разному.
В ДДС деньги отобразятся 15 февраля, а в ПиУ 一 15 марта, когда мы подпишем акт выполненных работ. Поэтому руководство анализирует сразу несколько отчетов.
Допустим, клиент решил разбить оплату на две части. После выполнения работ в ПиУ отображена постоплата в размере 500 000 ₽. Но принимать решение о том, куда тратить эти деньги пока рано. Нужно посмотреть в отчет ДДС, их там может не оказаться. Причины для этого могут быть разными, но одна из них 一 дебиторская задолженность.
Отслеживание обязательств
Еще один инструмент, которым пользуются ребята из DMSL. Контроль обязательств опять-таки важен при долгом цикле сделки. В Аспро.Финансы легко отслеживать, кто и сколько вам должен. Но и контролировать свои обязательства тоже важно. Это помогает вовремя их выплачивать и не потерять репутацию.
Дашборды
Руководителям не обязательно погружаться в детали. Нужно отслеживать картину в целом и при необходимости уточнять нужную информацию. В этом помогают наглядные дашборды. Так как они динамичные, руководство всегда видит актуальную информацию по финансам компании.
Виджеты для руководителя
Что в итоге?
А в итоге все просто 一 команда перешла от множества таблиц к понятному и автоматизированному сервису. Теперь управление финансами прозрачнее, и остается время на развитие бизнеса. Больше не приходится тратить ресурсы на операционку.
Хотите тоже покончить с таблицами и автоматизировать финучет? Записывайтесь на бесплатную демонстрацию сервиса Аспро.Финансы. Покажем, как эффективнее управлять финансами вашей компании!
