Бухгалтер разводит руками: дебиторская задолженность растет, потому что в течение месяца несколько контрагентов не оплатили счета. Знакомая ситуация? Подтолкнуть партнеров к своевременной оплате и навести порядок в бухгалтерии помогает проведение сверки расчетов с контрагентами. Это процедура, которая создает прозрачность во взаиморасчетах и сводит к минимуму неучтенные задолженности.
Из статьи вы узнаете:
Сверка взаиморасчетов с контрагентами — что это и когда нужна процедура
Представим ситуацию. Целлюлозный завод «Бумпром» закупает сырье на лесопилке, перерабатывает его и продает картон упаковочной фабрике. Таким образом, у целлюлозного завода существует два контрагента, с которыми происходят расчеты.
За квартал у завода проходит до 50 сделок и, соответственно, расчетов. Чтобы не запутаться в счетах и оплатах, а также проверить корректность записей в бухгалтерском учете, компания раз в три месяца проводит сверку взаиморасчетов.
Сверка расчетов — это процесс, при котором контрагенты сравнивают сделки, счета и платежные документы, чтобы найти возможные ошибки во взаиморасчетах.
Процедура основана на составлении и утверждении акта сверки. Документ содержит информацию о финансовых операциях между компаниями-партнерами за текущий период: выставленные счета, оплаты, задолженности.
Сверку взаиморасчетов можно проводить:
-
ситуативно — к примеру, если бухгалтер заметил несоответствие в счетах и решил найти причину;
-
регулярно — периодичность можно выбрать самостоятельно: раз в месяц, квартал, год;
-
со всеми контрагентами одновременно;
-
для конкретного поставщика или покупателя.
Проведение сверки взаиморасчетов с контрагентами — необязательная составляющая бухучета. Иногда компании проверяют дебиторскую и кредиторскую задолженности вручную. К примеру, если у организации небольшой объем сделок или фиксированные суммы продаж. Тогда проверять цифры можно без составления акта сверки.
При проведении сверки взаиморасчетов компания может преследовать разные цели:
-
Проверить корректность бухучета перед составлением годовой отчетности.
-
Выявить задолженности и переплаты между контрагентами, чтобы мирно разрешить возникший финансовый спор.
-
Привлечь контрагента к оплате счета. В том числе взыскать задолженность в судебном порядке и продлить срок исковой давности.
-
Удостовериться в благонадежности контрагента. Сверка поможет узнать, как партнер ведет бухучет.
В зависимости от цели компании сверка расчетов приносит разные результаты. Так задача целлюлозного завода — поддерживать хорошие отношения с контрагентами и корректно вести бухучет.
Как проходит сверка с контрагентами в бухгалтерском учете
Посмотрим, как проходит сверка, на примере целлюлозного завода. А потом подробнее поговорим про каждый этап.
Еще в начале сотрудничества с контрагентами «Бумпром» добавил в договоры пункт о ежеквартальном проведении сверок, а также обсудил эту процедуру с партнерами — возражений не возникло. Поэтому каждые три месяца:
-
Бухгалтер целлюлозного завода составляет акт сверок в 2 экземплярах и отправляет его контрагентам.
-
Сотрудники лесопилки и упаковочной фабрики проверяют все финансовые операции по своему бухучету. Если в счетах и оплатах нет расхождений, то контрагенты подписывают акт и отправляют его обратно.
-
Руководитель «Бумпрома» тоже ставит свою подпись на актах и возвращает по одному экземпляру каждому контрагенту.
Однако в один из кварталов бухгалтер лесопилки нашел расхождение в финансовых операциях. По акту сверки «Бумпрома» выходило, что все партии сырья оплачены. А по бухучету лесопилки значился один неоплаченный счет — то есть долг целлюлозного завода.
В этом квартале сверка расчетов прошла по другому алгоритму:
-
Бухгалтер целлюлозного завода отправил акт сверки лесопилке.
-
Сотрудник лесопилки нашел расхождения. Он прикрепил к акту сверки неоплаченный счет за сырье.
-
Бухгалтер «Бумпрома» ищет чек по этому счету, но обнаруживает, что оплата не прошла из-за сбоев на стороне банка. Он вносит в акт сверки эту задолженность, тем самым признавая неоплаченный счет, подписывает документ и отправляет контрагенту.
-
На лесопилке подписывают новый акт сверки, отправляют один экземпляр целлюлозному заводу и ждут оплаты задолженности. При повторной сверке может сохраняться та же дата периода, но сам акт составляется новой датой. Это важно при отслеживании сроков исковой давности.
Если бы компании вовремя не провели сверку расчетов, то задолженность могла бы «висеть» еще несколько месяцев. Лесопилка бы сочла «Бумпром» неплатежеспособным покупателем и даже могла бы временно прекратить поставки сырья — до выяснения причин неоплаты. Сверка взаиморасчетов помогла быстро найти задолженность и поддержать хорошие отношения между контрагентами.
Теперь рассмотрим некоторые нюансы сверки расчетов с контрагентами: как проводить процедуру, чтобы она принесла пользу.
1 этап: заключение договора
Сверка взаиморасчетов — необязательная процедура. Поэтому контрагент может от нее отказаться. Чтобы этого избежать, еще на этапе заключения договора письменно зафиксируйте обязательства сторон по сверкам. В том числе укажите их периодичность и ответственность за несоблюдение этого пункта договора.
2 этап: составление акта сверки
Нужно подготовить документ в свободной форме, в котором будут указаны:
-
реквизиты обеих сторон;
-
период сверки взаиморасчетов;
-
дебет и кредит по каждой финансовой операции;
-
даты проведения оплат и основание — номер счета;
-
сальдо на начало и конец периода — кто и кому остался должен.
Подробнее о том, что такое акт сверки и как его составить, можно узнать из нашей статьи.
Акт сверки расчетов можно составлять самостоятельно, но на это уйдет много времени. Кроме того, в документ могут закрасться ошибки из-за человеческого фактора.
Намного удобнее воспользоваться сервисом для финансового учета Аспро.Финансы. Система сама составляет акт сверки на основе платежных документов за выбранный период. Сотруднику нужно только подтвердить отправку акта контрагенту — данные о его электронной почте уже находятся в системе.
3 этап: поиск и устранение расхождений
Когда акт сверки попадает в руки контрагенту, он проверяет — все ли финансовые операции отражены в документе. Если расхождений нет, то он просто подписывает акт и возвращает один экземпляр контрагенту. Но если найдена неучтенная задолженность или переплата, то нужно:
-
добавить информацию о сумме в акт сверки;
-
прикрепить в доказательство счета или чеки;
-
подписать новый акт сверки.
В сервисе Аспро.Финансы хранится история всех финансовых операций. Поэтому пользователь может легко отфильтровать все документы по контрагенту и периоду, чтобы быстро найти нужные счета и акты.
Что делать после сверки расчетов: возможные сценарии
Когда на акте сверки появляются подписи обоих контрагентов, то документ становится подтверждением финансовых обязательств. Иными словами, компания согласна с задолженностью.
Вернемся к примеру целлюлозного завода. После подписания акта сверки бухгалтер «Бумпрома» переводит деньги по счету, который оказался неоплаченным. Лесопилка получает средства — между контрагентами больше не осталось задолженностей.
К сожалению, не всегда сверка расчетов проходит по идеальному сценарию. Могут возникать споры, которые можно разрешить только в суде. И тут может быть три варианта развития событий.
Вариант 1: контрагент отказывается от сверки
Представим, что бухгалтер целлюлозного завода заметил неоплаченные счета со стороны упаковочной фабрики. То есть «Бумпром» картон отправил, а оплату не получил. Бухгалтер направляет упаковочной фабрике акт сверки, в котором указана задолженность. Однако контрагент не спешит подписывать документ.
Сторонам не удалось урегулировать вопрос мирно, и целлюлозный завод подает иск на упаковочную фабрику, чтобы вернуть задолженность. Но так как акт сверки не был подписан, то он не имеет юридической силы в суде. Решение будет принято только на основании первичных документов: договора, товарной накладной. Подготовка и анализ документов может занять время.
Вариант 2: контрагент отказывается платить по счетам после сверки
Упаковочная фабрика поставила свою подпись на акте сверки, но не спешит платить. Целлюлозный завод отправляется в суд. Но теперь акт сверки уже имеет юридическую силу, потому что своей подписью упаковочная фабрика признала задолженность. Судья может принять решение только на основании акта сверки — это более быстрый и удобный вариант.
Вариант 3: контрагент затягивает с оплатой
Упаковочная фабрика устно признает свой долг и обещает провести оплату позже. Но на самом деле прошло уже несколько лет с момента выставления счета. Еще 1-2 месяца и завершится срок исковой давности. То есть целлюлозный завод не сможет через суд взыскать задолженность.
Чтобы избежать такой ситуации, бухгалтер «Бумпрома» направляет акт сверки упаковочной фабрике. Когда контрагент подписывает документ, срок исковой давности начинается заново. То есть с момента подписи на акте целлюлозный завод может в течение 3 лет подать на должника в суд.
Мы надеемся, что в вашем бизнесе не будет неблагонадежных контрагентов и судебных разбирательств. А чтобы навести порядок в финансовом учете, используйте Аспро.Финансы и регулярно проводите сверки — тем более что с сервисом это не занимает даже 10 минут.
