Многие предприниматели начинают вести складской учет в Excel. Это простой и знакомый инструмент, с которым легко начать работу. В этой статье расскажем, как это можно сделать.
Как выстроить складской учет в Excel
Ведение складского учета в Excel — это простой и доступный способ для небольших компаний и предпринимателей управлять запасами на складе. Вот пошаговая инструкция, как выстроить складской учет в Excel.
Определите основные данные для учета
Решите, какую информацию о товарах вы будете учитывать. Основные параметры, которые можно внести в таблицу:
-
Название товара.
-
Код или артикул товара — уникальный идентификатор.
-
Единицы измерения — шт, кг, литры и т.д.
-
Поставщик.
-
Категория товара — для более удобной сортировки (например, продукты питания, электроника и т.д.).
-
Место размещения, если у вас несколько складов.
-
Количество на складе — текущие остатки.
-
Цена за единицу — закупочная и цена продажи.
-
Характеристики товара.
-
Дата прихода — когда товар поступил на склад.
-
Дата расхода — когда товар был отгружен.
Отдельно можете добавить листы-справочники. Перечислить ваши склады, покупателей, поставщиков, единицы измерения. Справочники помогут при форматировании. Например, вы можете настроить выпадающий список, в котором будут перечислены варианты со справочника. Также это сократит ошибки при вводе информации. Сотрудникам или вам не придется каждый раз прописывать данные, их можно будет просто выбрать из списка.
Ведение прихода товаров
Когда на склад поступает новая партия товара, нужно зафиксировать это в Excel. Для этого в строках таблицы указывайте код товара, его название, количество и другую информацию. Если товар уже был учтен в таблице, не забудьте сложить остаток с поступлением.
Учет расхода товаров
Когда товар отправляется покупателю или используется на производстве, это нужно отразить в таблице. Для этого создайте новую строку с датой расхода и вычтите количество товара из остатка. Можно создать отдельную таблицу для регистрации расходов или добавить в основную.
Автоматизация
В Excel нет полной автоматизации, но можно сделать таблицу складского учета удобнее. Например, Excel позволяет легко сортировать и фильтровать данные:
- Создать отчет по товарам, которые в ближайшее время могут закончиться на складе. Для этого примените фильтр с условием «Между», поставьте от 0 до того числа, которое вам необходимо. Например, если на складе должно оставаться не менее 10 позиций, то поставьте диапазон от 0 до 10.
-
Посмотреть, какие товары чаще всего расходуются. В этом поможет сортировка по дате расхода.
-
Можно создать сводную таблицу, чтобы быстро анализировать остатки по категориям товаров или поставщикам.
Обновляйте данные
Ведение складского учета в Excel требует регулярного обновления данных. Важно, чтобы сотрудники своевременно вносили информацию о поступлении новых товаров и их расходе. Это поможет избежать несоответствий в учете.
Используйте макросы для автоматизации
Если хотите сделать процесс еще быстрее, вы можете создать макросы в Excel для автоматического выполнения рутинных задач — например, для обновления остатков, создания отчетов или предупреждений о низких остатках на складе.
Трудности учета в Excel
-
Ошибки. В Excel все нужно делать вручную: вводить данные, считать остатки, составлять отчеты. Из-за этого легко ошибиться — например, не учесть товар или допустить опечатку.
-
Нет автоматизации. В Excel нельзя автоматически контролировать склад. Вы должны сами обновлять таблицы, вручную считать остатки, фиксировать приход и расход товара.
-
Сложности с большими объемами данных. Excel хорош для небольших складов, но если у вас много товаров и поставщиков, работать в нем становится неудобно.
Преимущества Аспро.Финансы
-
Автоматизация работы. В системе можно создать документы по складским операциям: приход, реализацию, списание, перемещение и оприходование. После создания документов вам не нужно вручную актуализировать остатки товаров, система рассчитает все автоматически.
-
Простой интерфейс. Программа легко понятна, в отличие от громоздких таблиц Excel. Вашим сотрудникам не придется долго разбираться, как в ней работать. К тому же в Аспро.Финансы есть документация и поддержка.
-
Связь с финансовыми отчетами. Складской учет связан с финансовым. Продажа товаров относим к выручке, а расходы на их закупку 一 к издержкам. Если вести складской учет в Excel, то всю информацию придется вручную переносить в финансовые отчеты. В Аспро.Финансы есть автоматическая связь с отчетами ДДС и ПиУ.
-
Гибкость и рост. В отличие от Excel, который быстро перегружается при большом объеме данных, Аспро.Финансы позволяет работать с большим количеством товаров, складов и поставщиков без проблем. Программа растет вместе с вашим бизнесом.
-
Контроль за дебиторкой и кредиторкой. Аспро.Финансы покажет кто из клиентов еще не оплатил товар и есть ли у вас задолженность перед поставщиками.
-
Расчет средней себестоимости товаров. Для корректных финансовых отчетов система будет высчитывать среднюю себестоимость товаров.
Почему лучше выбрать Аспро.Финансы?
Программа для учета склада в Excel может быть полезной на старте. Но если ваш бизнес развивается, она быстро перестает быть удобной. Аспро.Финансы автоматизирует весь процесс, помогает вести учет без ошибок и сэкономит ваше время.
Вот что вы получаете с Аспро.Финансы:
-
Автоматический учет прихода и расхода товара.
-
Отчеты в реальном времени — всегда видите, сколько товара на складе.
-
Масштабируемость — система справляется с большим объемом данных и несколькими складами.
Кроме склада в Аспро.Финансы есть и другие инструменты:
-
отчеты ДДС и ПиУ,
-
бюджетирование,
-
платежный календарь,
-
дашборды,
-
интеграция с банками,
-
финансы в проектах,
-
счета и акты,
-
автоматизация,
-
мобильное приложение.
Сервис помогает автоматизировать не только ведение складского, но и управленческого учета. Регистрируйтесь, чтобы попробовать все инструменты бесплатно на 14 дней.
