Что такое платежный календарь компании: руководителю и финдиректору на заметку
«10 числа нужно заплатить за садик, 15 – за ипотеку, 20 – за коммунальные услуги. А аванс придет 11. Что же, нужно заранее отложить на детский сад, а то не уложимся в бюджет» — примерно так мы рассуждаем и мысленно составляем платежный календарь семьи. В бизнесе происходит такая же ситуация. Только с бюджетом организации намного сложнее: необходимо учесть расчеты с контрагентами, кредиторами, поставщиками, сотрудниками, получение авансов и оплат от заказчиков. А еще есть непредвиденные расходы. Такой поток сумм и чисел уже не удержать в голове, нужно фиксировать. Как? Расскажем об этом в статье про платежный календарь организации.
Что такое платежный календарь
Пример платежного календаря в Аспро.Финансы
Зачем нужен платежный календарь
Такой инструмент планирования нужен бизнесу любого масштаба. Что он помогает делать:
-
Предотвращать дефицит бюджета. Во время долгосрочного финансового планирования не учитываются непредвиденные расходы. Но при составлении краткосрочного плана появляются неотложные задачи: нужно срочно починить оборудование, купить новый принтер в офис, организовать командировку для сотрудников. Если при составлении бюджета для этих затрат нет источника финансирования, нужно искать его в срочном порядке. В формате месячного платежного календаря можно пересмотреть другие расходы, сократить их и найти средства для новой задачи. Если не делать этого, а просто увеличивать затраты, то можно не уложиться в запланированный денежный лимит. Тогда произойдет ситуация, которую финансисты называют дырой в бюджете.
-
Предупреждать кассовые разрывы. Это ситуация, когда в кассе нет средств для выполнения обязательств. Например, нужно платить поставщику за сырье, а заказчик еще не перевел оплату. Чтобы такого не случилось, нужно следить за остатком средств компании и составлять очередность платежей. Можно расставить приоритеты: на этой неделе не хватит денег, чтобы оплатить кредит и купить принтер в офис. Что важнее? Банк начислит неустойку, поэтому выплату по займу поставим на эту неделю. А принтер подождет до следующей.
-
Контролировать дебиторскую задолженность. Пять заказчиков компании должны оплатить работу в течение месяца. Но по договору у всех разные сроки оплаты – 5, 10, 15, 20 и 25 числа. Если внести информацию в месячный платежный календарь компании, можно рассчитывать на эту выручку и следить за своевременной оплатой. Без контроля дебиторки организация рискует вспомнить о долгах только под конец месяца. Если заказчики платят с задержкой, компания не вводит деньги в оборот, они неделями лежат на чужих счетах.
-
Вовремя выполнять обязательства. Обратная ситуация — нужно платить проценты по кредиту, а также за сырье, электроэнергию, аренду. Компания, которая постоянно пропускает платежи, не вызывает доверия. В платежном календаре нужно учитывать запланированные расходы, чтобы избежать неустоек.
-
Вкладывать деньги в оборот. Если доходы значительно превышают расходы, то деньги будут лежать на счетах и не приносить прибыль. Можно предвидеть эту ситуацию и вложить лишние средства в инвестиции.
-
Выводить дивиденды. Когда руководитель знает, какие расходы предстоят фирме, и может посчитать остаток за месяц, это помогает определить подходящее время и сумму для вывода дивидендов собственникам и акционерам.
Когда нужно пользоваться платежным календарем
Контролировать расходы и доходы компании с помощью платежного календаря нужно регулярно. Приведем примеры ситуаций, когда важно перед принятием решения свериться с планом:
-
Предстоят крупные расходы. ИП Иванов хочет запустить новое направление деятельности. Для старта ему нужно 90 000 ₽. Он может сразу взять их из оборота. Но платежный календарь показывает, что бизнес попадет в кассовый разрыв. Рассчитав средства, он решает ежемесячно брать из оборота по 30 000 ₽. Так через 3 месяца предприниматель сможет начать новое направление без ущерба финансовому состоянию бизнеса.
-
Нужно потратить деньги на личные нужды. ИП Петров хочет купить автомобиль в кредит. Он смотрит в календаре ежемесячный остаток на счету и оформляет автокредит с выплатой, который его не превышает.
-
Клиент просит об отсрочке платежа. ИП Сидоров работает с крупным заказчиком, который всегда своевременно оплачивает товары. Но в этом месяце у клиента случился форс-мажор, он попросил перенести дату платежа на 2 недели. Сидоров сверился с платежным календарем и предложил отсрочку на 10 дней, потому что потом деньги будут нужны для выполнения собственных обязательств.
-
Нужно принять управленческое решение. ИП Попов внес в платежный календарь все расходы на доставку и суммировал их. Оказалось, что своим транспортом развозить товары дороже, чем с помощью транспортной компании. Теперь он ежемесячно оплачивает услуги ТК и экономит на доставке.
-
Сотрудник просит об авансе. ИП Дьяков перечисляет зарплату в конце месяца. Но у всех случаются непредвиденные ситуации. Работник хочет получить аванс заранее, Предприниматель идет навстречу. Но сперва ему нужно посмотреть в платежный календарь. Если это не приведет к кассовому разрыву, руководитель может выдать деньги авансом.
В чем отличия платежного календаря от БДР
Бюджет доходов и расходов нужен для планирования финансовых операций. Но этот инструмент не может полностью решить проблемы бизнеса в текущий момент. Три особенности платежного календаря:
-
Высокая детализация операций. В календаре платежей отображается подробная информация о каждом поступлении и списании, ее можно посмотреть по каждому дню. В БДР денежные операции отображены не так детально.
-
Гибкость. Регулярно пересматривать и переставлять операции внутри одного календарного периода — нормальная практика. Так можно пересмотреть приоритеты платежей и поменять их местами.
-
Привязка к датам. Расходы и доходы распределены по дням недели или месяцам. Например, зарплата сотрудникам начисляется 25 числа.
-
Короткий период планирования. Можно создавать календарь на неделю. Это особенно актуально при большом количестве заказчиков.
Как выглядит платежный календарь
Обычно документ составляют в виде таблицы с разбивкой на дни недели. Три способа, которые помогают вести платежный календарь:
Бумажный формат. Если вы пользуетесь ежедневником, можно вносить основные финансовые операции в него. Способ подходит для индивидуальных предпринимателей и самозанятых, когда финучетом занимается один человек. Существенные минусы:
-
нет автоматизации;
-
нельзя просматривать календарь удаленно;
-
сложно корректировать планы, бумага не любит исправления.
Электронные таблицы Excel или Google. Основное преимущество — удобный формат таблицы. Можно установить любое количество столбцов. Нет автоматизации, но можно пользоваться формулами, чтобы суммировать расходы за день или неделю, а также посчитать общий остаток в кассе за период. Инструмент можно использовать в малом бизнесе. Скачайте шаблон платежного календаря, чтобы не строить таблицу с чистого листа.
Онлайн-сервис Аспро.Финансы. Это автоматизированный инструмент, который синхронизируется со всеми финансовыми операциями компании. Любые поступления и списания отображаются в календаре, что помогает сравнить плановые и фактические показатели. Система помогает вести сразу несколько расчетных счетов, в том числе в другой валюте. Она сама рассчитывает остаток на счетах и оповещает о кассовых разрывах. Все регулярные платежи, например, за аренду офиса или кредит, достаточно один раз внести в систему и указать периодичность. Потом программа будет вносить расходы автоматически. Инструмент подходит для бизнеса любого масштаба: его легко адаптировать под вашу компанию.Платежный календарь: как составить таблицу с финансовыми операциями
Когда вы определитесь с видом ведения платежного календаря, нужно заполнить отчет. 3 этапа работы с планом:
-
вносим доходы и расходы;
-
расставляем приоритеты;
-
следим за фактическими операциями.
Вносим доходы и расходы в план платежей на месяц
Если у заказчика в договоре прописан период для оплаты товара, вписывайте в календарь последний срок. При работе в ритейле с нестабильной выручкой можно отталкиваться от показателей предыдущего периода. Возьмите информацию из отчета ДДС и разделите доходы на весь месяц.
При работе с расходами сначала внесите в календарь обязательные статьи с фиксированными датами, например, платежи по коммунальным услугам. Затем несрочные, которые можно двигать по дням недели, в последнюю очередь — необязательные расходы.
Расставляем приоритеты в календаре
Подведите сальдо в конце периода. Остаток на счету должен быть положительным. Если в отдельных днях расходы превышают доходы, но на счету остаются деньги — это не страшно. Главное, чтобы в конце периода не было минуса, а в течение месяца — кассовых разрывов.
Расставьте приоритеты у расходов. Если нашлись нестыковки, передвиньте несрочные или необязательные расходы. Если не получается предотвратить кассовый разрыв, заранее договоритесь с банком или поставщиком об отсрочке.
Желательно добавить в расходы статью на непредвиденные ситуации. Резерв может составлять разную сумму, это зависит от прибыли и оборота компании.
Оцениваем выполнение плана
Сравнивайте данные из календаря с фактическими расходами и доходами. В отчете платежного календаря должна отображаться разница между планом и фактом. Детализация финансовых операций поможет понять причины расхождений. Результаты анализа должны стать основой будущих планируемых периодов.Следить за календарем нужно не только в конце каждого периода, но и в текущий момент. Ежедневный контроль помогает оперативно реагировать на сложные ситуации, нехватку денег, задержку дебиторки. Если проблема привела к кассовому разрыву, нужно внести корректировки в план и найти дополнительные источники финансирования.
Платежный календарь — удобный инструмент для кратковременного планирования, который требует минимальных временных затрат. Для руководителя заглянуть в календарь перед любым платежом или решением должно стать таким же автоматическим действием, как у покупателя, который проверяет свой баланс на карте перед покупкой. Даже важнее. Ведь в бизнесе намного сложнее сказать «Галя, у нас отмена», чем на кассе супермаркета.
