С 1 апреля 2025 года компании перешли на обновленный формат УПД — теперь документ необходимо формировать в XML. Это не опция, а требование ФНС: именно в таком виде файл принимают системы электронного документооборота и контролирующие органы.
Зачем формировать УПД в XML
Формат XML — это не замена привычному PDF-документу, а принципиально другой подход к обработке первичных документов.
Вот чем он отличается:
-
XML читают системы, а не люди. Это машиночитаемый формат, в котором каждый элемент документа имеет своё определённое место и значение.
-
Проверка происходит автоматически. Если поле пропущено или заполнено с ошибкой — система это увидит, в отличие от визуального PDF, где ошибка может остаться незамеченной.
-
Формат утвержден ФНС. Только XML считается корректным при передаче данных в электронном виде. PDF может использоваться для визуального представления, но юридической силы он не имеет.
Что содержит УПД в XML и какие реквизиты обязательны
Формат XML — это не просто другая «обертка» привычного УПД. Это жестко структурированный документ с набором обязательных полей, который должен соответствовать официальной схеме от ФНС. В XML включаются:
-
реквизиты сторон (название, ИНН, КПП, адреса);
-
дата, номер документа, валюта расчетов;
-
наименование, количество, стоимость и НДС по каждой товарной позиции;
-
сведения о прослеживаемости (при необходимости);
-
общая сумма, ставка и сумма НДС.
Пропущенное или ошибочное поле может привести к отказу в обработке файла.
Сформировать такой файл вручную — задача не из простых, особенно если нужно учесть все нюансы. Именно поэтому выгрузка УПД в XML в Аспро.Финансы решает сразу несколько проблем: структура уже соответствует требованиям, и проверка на ошибки происходит автоматически.
Как сформировать УПД в XML
Требование формировать XML-файлы уже действует, сделать это можно в сервисе Аспро.Финансы.
XML-файл формируется строго по структуре, утвержденной ФНС. Аспро.Финансы автоматически проверяет заполненность всех обязательных полей — если что-то забыто, скачать документ просто не получится. Это помогает избежать ошибок и сэкономить время.
После создания и скачивания УПД в XML, файл сразу будет готов к передаче контрагенту или загрузке в любой сервис документооборота.
XML-файл УПД — это не просто техническая деталь. Это стандарт, который теперь обязателен. И чем раньше он становится частью ежедневной работы, тем меньше рисков и затрат в будущем.
Аспро.Финансы позволяет выгружать УПД в XML без дополнительных сложностей. Это удобно, быстро и помогает соблюдать требования законодательства.
