Фонд оплаты труда (ФОТ): что это такое и как его рассчитать

Фонд оплаты труда — это ключевая статья расходов организации. Это все выплаты персоналу: оклады, надбавки и бонусы. Чтобы сохранить деньги и не допустить кассового разрыва, нужно уметь правильно планировать ФОТ.

В этой статье:

• определение фонда оплаты труда;

• отличия фонда заработной платы (ФЗП) и ФОТ;

• структура и состав фонда оплаты труда;

• формулы и примеры расчета;

• этапы и пример планирования;

• методы анализа;

• способы оптимизации;

• ответы на вопросы.

Что такое фонд оплаты труда (ФОТ) — определение и понятие

У разных компаний элементы ФОТ могут отличаться. Все зависит от специфики бизнеса и системы мотивации. Например, в производстве включают доплаты за вредные условия и работу в выходные. Даже в одной отрасли 2 предприятия могут формировать фонд по-разному. Одни организации платят фиксированный оклад, другие — ставят ставку на проценты с продаж.

Чем отличается фонд оплаты труда (ФОТ) от фонда заработной платы (ФЗП)

ФОТ и ФЗП — похожие, но все же разные понятия. ФЗП — деньги, которые персонал получает за работу. В него входит оклад, премии, доплаты за вредность или ночные смены. ФОТ включает дополнительно социальные выплаты, которые с зарплатой не связаны. Например, компания оплачивает больничный или компенсирует проезд. Если коротко, ФЗП — часть ФОТ, но в него не входят все траты на персонал.

Пример. Если работнику начислили заработную плату в 50 000 ₽ и премию в 15 000 ₽, то ФЗП будет 65 000 ₽. Если сюда добавить больничный в 5 000 ₽ и компенсацию за проезд в 2 000 ₽, то ФОТ уже составит 72 000 ₽.

Состав и структура фонда оплаты труда

В нескольких организациях элементы фонда оплаты труда могут отличаться. Но есть те, что встречаются почти везде.

Фонд оплаты труда включает:

• заработную плату — оплата за работу;

• премии — дополнительные выплаты за достижение целей и показателей;

• отпускные — компенсация за время ежегодного отпуска;

• доплаты — надбавки за условия труда, например, за ночные смены;

• больничные — выплаты только за первые 3 дня болезни работника;

• страховые взносы — отчисления в государственные фонды.

В состав ФОТ не включается материальная помощь, подарки работникам и другие выплаты. Эти расходы идут отдельной статьей.

Теперь перейдем к структуре — тому, как эти выплаты соотносятся между собой. Разберем структуру на примере небольшой IT-компании, где месячный размер ФОТ составляет 800 000 ₽.

• оклады разработчиков — 500 000 ₽ (62,5%);

• премии по итогам проекта — 200 000 ₽ (25%);

• отпускные — 60 000 ₽ (7,5%);

• больничные — 20 000 ₽ (2,5%);

• надбавки за срочные задачи — 20 000 ₽ (2,5%).

В производстве структура ФОТ будет другой — там обычно выше доля надбавок за вредность (до 15–20%) и меньше переменная часть. Когда руководитель знает структуру, он может эффективнее управлять затратами на персонал. Например, если премии превышают 30%, значит, стоит проверить систему мотивации.

Как рассчитать фонд оплаты труда — формулы и примеры

Так как структура фонда оплаты труда в организациях везде отличается, единой формулы нет. Но в наиболее полном виде она может выглядеть так:

Если нужно быстро посчитать сумму, есть упрощенный вариант:

Сделаем расчет ФОТ на примере. В магазине одежды работает 5 продавцов с окладом по 30 000 ₽. За квартал они получили:

• премии — 45 000 ₽;

• надбавки за стаж — 15 000 ₽;

• отпускные — 60 000 ₽;

• больничные — 12 000 ₽.

Сумма ФОТ по полной формуле:

Как посчитать ФОТ по упрощенной формуле:

Разница в 132 000 ₽ показывает: для точного расчета нужно учитывать все элементы ФОТ. Упрощенная формула дает лишь примерную цифру. Ее можно использовать, если бонусы и доплаты фиксированы или не учитываются в расчетах. Для точного планирования лучше использовать полный расчет.

Планирование фонда оплаты труда

Планировать ФОТ особенно важно бизнесу, где зарплаты составляют большую часть расходов. Например, IT-компаниям, юридическим и консалтинговым фирмам, кадровым агентствам. Грамотное планирование ФОТ работников помогает не потерять деньги и равномерно распределить затраты на персонал.

Основные этапы планирования ФОТ

Рассмотрим ключевые шаги, которые стоит учесть, чтобы планировать годовой фонд оплаты труда.

1. Анализ затрат. Проанализируйте, сколько денег ушло на ФОТ. Разберите структуру выплат и количество работников.

2. Прогноз количества сотрудников. Рассчитайте необходимое количество персонала на следующие периоды. Учитывайте возможные увольнения, прием новых работников и отпуска.

3. Планирование заработной платы и премий. Определите оклады, надбавки и бонусы. Также не забывайте про отпускные, больничные и другие компенсационные выплаты.

4. Учет налогов и взносов. Добавьте в бюджет обязательные отчисления в Пенсионный фонд, ФСС и другие налоговые платежи.

5. Создание резерва. Запланируйте резерв на случай непредвиденных расходов. Например, на расширение штата или дополнительные надбавки.

Пример планирования ФОТ персонала

Приведем пример, когда сотрудник уходит в отпуск с 30 июля на 14 дней. Тогда организация будет распределять выплаты следующим образом:

1. 26 июля перечисляет отпускные — 50% ФЗП работника.

2. 10 августа выплачивает зарплату за июль — почти 100% ФЗП, так как сотрудник отработал весь месяц, кроме одного дня.

3. 10 сентября начисляет зарплату за август — только 50%, так как половину месяца работник был в отпуске.

Получается, часть выплат за август фактически переносится на июль. Для бизнеса с большим штатом важно учитывать график отпусков, чтобы планировать ежемесячный фонд оплаты труда. Иначе летом можно столкнуться с нехваткой средств.

Анализ фонда оплаты труда

Без анализа легко потерять контроль над затратами, особенно если оклады растут быстрее, чем выручка.

1. Сравнение фактических и плановых показателей. Проверяйте план и факт расходов на оплату труда. Если затрат на бонусы больше, чем планировали, стоит подумать, как их снизить.

2. Анализ структуры. Следите за долей затрат на фонд оплаты труда предприятия в общих расходах организации. Если ФОТ растет быстрее выручки, значит стоит доработать систему мотивации.

3. Контроль динамики. Сравнивайте показатели за разные периоды. Это поможет увидеть сезонные изменения или тренды. Например, если доля ФОТ в выручке растет на 2–3% в течение 3 месяцев, тогда стоит пересмотреть штатное расписание и премирование сотрудников.

Сравнивать план и факт затрат на зарплаты удобно в сервисах финучета, например, в Аспро.Финансы. В системе можно распределять расходы в отчете ПиУ по статьям и направлениям, чтобы оценить прибыльность каждого проекта. Это удобно, когда сотрудники работают в разных направлениях одновременно. Также система помогает прогнозировать кассовые разрывы и оценивать, какие отделы или продукты приносят прибыль, а где расходы на персонал высокие.

Оптимизация фонда оплаты труда

Оптимизация помогает избежать лишних трат и разумно распределять бюджет на зарплаты сотрудникам. Есть 3 способа, как это можно оптимизировать ФОТ.

Переход с окладов на сдельную оплату

Когда рабочим платят фиксированную заработную плату независимо от того, сколько они сделали, бизнес теряет деньги. Особенно это видно на производственных фабриках.

Гибкий штат при нестабильной загрузке

При нестабильной загрузке производства компании стоит оптимизировать персонал: привлекать работников по договорам ГПХ в периоды пиковых заказов. 

Контроль сезонности

Сезонному бизнесу важно разнообразить ассортимент. Так, вы сможете получать прибыль в любое время.

Предыдущая статья Что входит в управленческие расходы: от скрепок для офиса до зарплаты гендиректора

Следующая статья Финдиректор Аспро на авторском семинаре для первых лиц