Чек от самозанятого в 1С: учет и проводки

Узнайте, как принять к учету в 1С чек от самозанятого — эта практическая инструкция поможет бухгалтерам корректно оформлять операции с налогоплательщиками НПД.

Главный редактор журнала Консоль, рассказывает, как учесть расходы на сделки с самозанятыми, избежать претензий со стороны ФНС и оптимизировать финансовые процессы компании.

Платформа для работы с самозанятыми Консоль предоставляет своим клиентам бесплатное решение для интеграции с 1С Бухгалтерией. Специалисты платформы установят модуль, который позволит передавать данные из Консоли в 1С. Модуль устанавливливают, настраивают и обновляют бесплатно.

Какая правовая основа работы с самозанятыми

Учет самозанятых в бухгалтерском учете начните с проверки налогового статуса исполнителя. Лицо, которое применяет режим НПД, должно иметь действующий статус. Его проверьте в сервисе ФНС России. Основанием для сотрудничества служит гражданско-правовой договор, который должен четко определять предмет договора, услуги или работы, сроки выполнения, стоимость и порядок приемки результатов. Договор не должен содержать признаков трудовых отношений, иначе возможны штрафы, доначисления и пени.

Когда самозанятый окажет услуги, он обязан выставить чек через приложение «Мой налог». Этот документ — единственное законное подтверждение расходов компании. Без него учет самозанятых в бухгалтерском учете невозможен.

Чек должен содержать все обязательные реквизиты: дату, время формирования, сумму, наименование услуги, ФИО самозанятого и его ИНН.

Как внести чек от самозанятого в 1С: пошаговый алгоритм

Подготовьте контрагента в системе

Перед тем, как внести чек от самозанятого в 1С, корректно настройте карточку контрагента. Установите вид «Самозанятый» в карточке контрагента, тогда платформа оставит только нужные для заполнения поля.

1. В поле «Наименование для документов» укажите ФИО плательщика НПД по паспорту. Убедитесь, что ФИО и ИНН соответствуют данным, которые указаны в чеке.
2. «Наименование в программе» может быть любым, это удобное вам обозначение для исполнителя, например, можно указать функции исполнителя.
3. Напишите ИНН исполнителя и укажите серию и номер паспорта.
4. Нажмите «Записать и закрыть».

Укажите актуальные реквизиты для оплаты, обычно это реквизиты банковской карты физического лица.

1. Сначала заполняем информацию о банке: добавляем название банка, SWIFT, БИК, корреспондентский номер банка и город, где находится банк.
2. Нажимаем «Записать и закрыть».
3. После того как заполнили информацию о банке, остается только заполнить номер счета исполнителя.
4. Снова нажмите «Записать и закрыть», вся информация автоматически подтянется в карточку контрагента.

Убедитесь, что договор с самозанятым правильно оформили и зарегистрировали в системе. Каждый документ должен иметь уникальный номер и дату заключения.

1. В поле «Вид договора» для исполнителей-самозанятых выбрать значение «С поставщиком».
2. Присвоить договору номер и выбрать дату, поле «Наименование» заполнится автоматически.
3. Указать сумму, валюту и НДС. Так как плательщики НПД этот налог не платят, то выбираем значение «Без НДС».

Оформите поступление услуг в программе

Основной документ для ответа на вопрос, как провести чеки от самозанятого, — «Акт поступления услуг». Чтобы создать акт, зайдите в раздел «Покупки», найдите «Поступление (акты, накладные, УПД)». Заполните раздел.

1. Дату акта. Номер присваивается автоматически после того, как нажмете на кнопку «Записать».
2. Укажите контрагента, после этого подгрузится договор, который вы вносили в карточку контрагента.
3. Нажмите кнопку «Добавить» и внесите информацию об услуге, которую оказал исполнитель, и ее стоимость.

Проверьте, чтобы сумма в чеке соответствовала стоимости услуги, указанной в акте. Оплату проведите в строгом соответствии с условиями договора.

Проведите выплату вознаграждения за услуги

Расходы на услуги самозанятых учитывайте на счетах 76.09 «Прочие расчеты с разными дебиторами и кредиторами» или 76.16 «Расчеты с самозанятыми».

Плательщикам НПД могут оплачивать услугу безналом с помощью платежного поручения. Чтобы его сформировать, нужно перейти на главную страницу и выбрать раздел «Банк и касса» → «Банк» → «Платежные поручения». После того как внесете всю нужную информацию, поменяйте «Состояние» на «Подготовлено».

Чтобы отправить платежное поручение в банк, нажмите «Провести и закрыть», а затем вернитесь на вкладку «Платежные поручения» и нажмите «Отправить в банк».

Самозанятому можно выдать оплату наличными из кассы компании. Это тоже нужно подтвердить документально — сформировать в «1С» расходно-кассовый ордер.

1. На главной странице выберете раздел «Банк и касса» → «Касса» → «Кассовые документы» → «Выдача».
2. В поле «Вид операции» укажите «Оплата поставщику». Для наличных расчетов действуют те же правила, что и для регистрации услуги самозанятого.
3. Дальше укажите исполнителя, и «1С» добавит данные о договоре и сумме.
4. Нажмите «Провести и закрыть».

Ордер нужно распечатать в двух экземплярах и подписать у исполнителя при передаче наличных — один подписанный экземпляр сохраните у себя.

Что проверить в чеке от самозанятого

Когда плательщик НПД получит оплату, в наличной или безналичной форме, он должен выбить чек в приложении «Мой налог». Затем обязательно отправить его вам, так как учесть расходы на выплату вознаграждения исполнителю можно только по чеку.

Чек от самозанятого — это первичный документ, который подтверждает факт оказания услуги и понесенные расходы.

При возникновении вопросов о том, как провести чеки от самозанятого, необходимо тщательно проверять соответствие всех реквизитов. Проверьте, чтобы самозанятый ввел правильную сумму оплаты, вместе с копейками, и удостоверьтесь, что указанный в чеке ИНН совпадает с вашим.

Убедитесь, что получили оригинал электронного чека с QR-кодом. Код позволяет проверить подлинность чека через сервис ФНС.

Как организовать налоговый учет расходов на услуги самозанятых

Для корректного признания расходов в налоговом учете нужен полный пакет документов. Грамотно составленный договор служит основанием для сотрудничества, акт выполненных работ подтверждает факт оказания услуги, а чек от самозанятого лица подтверждает расходы. Затраты на услуги и работы включаются в состав прочих расходов на дату подписания акта приемки.

Налоговые органы тщательно проверяют обоснованность расходов на услуги самозанятых. Поэтому важно, чтобы каждая работа была экономически оправдана и документально подтверждена. Отсутствие любого документа в этой цепочке или несоответствие в оформлении приведет к непризнанию расходов и доначислению налога на прибыль.

Есть ли типичные ошибки и риски при оформлении

Компании грозят серьезные ошибки, если сотрудники не пытаются разобраться в вопросе, как принять к учету в 1С чек от самозанятого. Если чека нет или он некорректно оформлен, невозможно подтвердить расходы. Несоответствие реквизитов в договоре и чеке приводит к вопросам со стороны проверяющих органов. Нарушили сроки получения чеков, создали проблемы с документальным оформлением операций. Неправильно отразили оплату в учетной системе, исказили финансовую отчетность.

Каждая из этих ошибок может привести к серьезным последствиям при налоговой проверке, включая непризнание расходов и доначисление налогов. Критичны ошибки в оформлении договора, поскольку этот документ является фундаментом для всех последующих операций. Неверное указание предмета договора, смешение понятий «оказание услуг» и «работа по трудовому договору», отсутствие существенных условий — все это создает значительные риски для компании.

Какие есть практические рекомендации по оптимизации учета

Для эффективной организации учета самозанятых в бухгалтерском учете:

1. Разработайте внутренний регламент работы с такими контрагентами.
2. Стандартизируйте процесс заключения договора.
3. Установите четкие требования к оформлению чека.
4. Определите ответственных за проверку корректности документов.

Регулярно проводите сверку расчетов с самозанятыми исполнителями. Убедитесь, что по каждому договору своевременно получены все закрывающие документы, а оплата проведена в полном объеме. Используйте возможности 1С для автоматизации учета — настройте типовые операции, создайте специализированные отчеты для контроля за расчетами с самозанятыми. Это снизит трудозатраты бухгалтера и сократит количество вопросов о том, как провести чеки от самозанятого.

Платформа Консоль автоматически формирует чеки самозанятых и прикрепляет их к закрывающим документам. Формировать закрывающие акты можно одновременно для десятков (и даже сотен!) исполнителей. Достаточно заполнить такую табличку:

Что в итоге

Понимание, как внести чек от самозанятого в 1С и как провести чеки от самозанятого, позволяет минимизировать налоговые риски и обеспечить корректный учет самозанятых в бухгалтерском учете. Соблюдение всех этапов процедуры — от заключения договора до получения чека и проведения оплаты — гарантирует законность отражения операций и защиту при налоговых проверках.