Автоматизация сверки: как упростить взаиморасчеты с контрагентами

В прошлом году бухгалтер компании «Альянс» ежемесячно тратил на сверку взаиморасчетов с контрагентами по два дня. В этом году на сверку уходит не более 10 минут. Как «Альянс» добился такой экономии трудовых ресурсов? Компания просто начала использовать сервис для автоматизации сверки расчетов. Подробнее — в статье.

Коротко о главном: что такое сверки и как их проводить 

Сверка взаиморасчетов с контрагентом — это процесс сравнения финансовой отчетности двух компаний. Участники сделки проверяют корректность проведенных за отчетный период денежных операций. Это помогает найти задолженности или переплаты, а также внести порядок в бухучет. 

Процедура проводится на основе двустороннего документа — акта сверки. Компания формирует акт, добавляет в него информацию обо всех финансовых операциях, а затем отправляет контрагенту. Он, в свою очередь, проверяет корректность всех данных и подписывает документ.

Если у компании несколько контрагентов, то бухгалтеру приходится проводить отдельные сверки с каждым из них. Поиск финансовой отчетности, формирование документов, а также корреспонденция с бизнес-партнерами занимает очень много времени. 

А если вы хотите сэкономить время, снизить вероятность ошибки и наладить более доверительные отношения с контрагентами, читайте эту статью дальше. Мы расскажем, как автоматизация упрощает ведение финансового учета.

Как автоматизировать сверку с контрагентом с помощью Аспро.Финансы 

Система для финансового учета Аспро.Финансы автоматизирует процесс сверки взаиморасчетов. Используя сервис, вы сможете: 

1. Экономить время. Вам больше не нужно тратить время на составление финансовой отчетности и подготовку документов — система автоматически внесет в акт всю информацию о поступлениях и списаниях со счета за указанный период. Вам нужно только выбрать контрагента и время, за которое сервис будет учитывать финансовые операции. 

2. Сократить трудозатраты. Автоматизация актов сверки помогает снизить нагрузку на сотрудников и перенаправить их силы на другие задачи. Рутинными процессами подсчета цифр займется система. 

3. Исключить ошибки. Часто при заполнении акта сверки из-за человеческого фактора в документ закрадываются ошибки — некорректно указаны суммы сделок, неправильно внесены реквизиты контрагента. Сервис автоматически заполняет акт на основе всех поступлений и оплат, а также вносит информацию о партнере. 

4. Забыть о бумажной волоките. В сервисе можно поставить подпись и печать организации, которые будут обладать полной юридической силой. Больше нет необходимости печатать акт для подписания — можно отправлять документ контрагенту сразу после его создания.

5. Ускорить документооборот. Чтобы отправлять акт, не нужно выходить из системы. Сервис интегрирован с электронной почтой, поэтому документы будут автоматически отправляться контрагенту. 

6. Сохранять историю документооборота. Все договоры, акты и чеки между компанией и ее бизнес-партнерами хранятся в одном месте. При возникновении спорных ситуаций вам не понадобится собирать информацию по разным каналам связи. Можно просто перейти в карточку контрагента, чтобы найти всю историю документооборота с ним. 

7. Быстро реагировать на расхождения в актах сверки. Если отчетность компании не соответствует бухучету контрагента, система сама подсветит расхождения. Вы сможете быстро найти ошибки, открыть платежный документ и внести изменения в акт. 

Кроме автоматизации сверки взаиморасчетов, сервис Аспро.Финансы предлагает большой выбор инструментов для финучета. Пользователи системы будут:

• понимать, откуда на счета приходят деньги и на какие задачи они уходят, благодаря отчету о движении денежных средств;

• знать, какой остаток денег находится на счетах, чтобы планировать бюджет;

• оценивать эффективность разных направлений деятельности с помощью отчета о прибылях и убытках;

• предотвращать возникновение кассового разрыва, используя платежный календарь, чтобы вовремя выполнять финансовые обязательства компании;

• рассчитывать рентабельность каждого отдельного проекта или отдела; 

• держать под контролем складские остатки и планировать закупки, исходя из реальных потребностей компании.

Разница между сверкой вручную и с использованием автоматизации 

История документооборота пишется у нас на глазах. Еще несколько десятилетий назад все документы печатались вручную на машинке и отправлялись руководителю на подпись — горы бумаг, черновиков, бумажной корреспонденции. 

Потом на помощь пришли компьютеры и возможность отправлять документы партнерам по электронной почте. Казалось бы, прорыв. Однако документация все еще занимала много времени: нужно подготовить файлы на компьютере, потом распечатать, подписать, и только после этого — отправить контрагенту. 

Следующий этап эволюции документооборота — это внедрение автоматизации. Переход к автоматическим системам финучета и документооборота такой же логичный шаг, как отказ от печатной машинки после появления ПК. 

Основная задача автоматизации — это упрощение документооборота, сокращение человеческих трудозатрат. Посмотрим на схемах, как изменился процесс сверки взаиморасчетов с внедрением автоматизации. 

Сверка расчетов с контрагентом вручную: 

1. Найти и ввести вручную реквизиты компании и контрагента. 5 минут

2. Собрать все документы за расчетный период: поднять все счета, акты, чеки, договоры. от 30 минут

3. Вручную вписать все суммы каждого счета и оплаты. от 30 минут

4. Выполнить расчеты: сальдо на начало и конец периода. от 1 часа

5. Распечатать документ, подписать и отправить контрагенту. от 15 минут

Причем такой цикл нужно повторить для каждого клиента или поставщика. Если у компании много контрагентов, то сверка может занять несколько дней.

1. Найти и ввести вручную реквизиты компании и контрагента. 5 минут

2. Собрать все документы за расчетный период: поднять все счета, акты, чеки, договоры. от 30 минут

3. Вручную вписать все суммы каждого счета и оплаты. от 30 минут

4. Выполнить расчеты: сальдо на начало и конец периода. от 1 часа

5. Распечатать документ, подписать и отправить контрагенту. от 15 минут

Причем такой цикл нужно повторить для каждого клиента или поставщика. Если у компании много контрагентов, то сверка может занять несколько дней.

Сверка расчетов с контрагентами с автоматизацией:

1. Выбрать Заказчика и Исполнителя — система сама заполнит реквизиты акта. 1 минута

2. Указать период для сверки взаиморасчетов. 30 секунд. 

3. Нажать на кнопку «Сформировать» — система автоматически заполнит акт сверки. 1 клик

Вне зависимости от того, какое количество контрагентов у компании, процесс отправки актов сверки не займет много времени. Тем более, что поставить подпись и отправить документ можно тоже из системы. 

Автоматизация сверок взаиморасчетов помогает повысить эффективность финансового учета компании, увеличить лояльность контрагентов и навести порядок в бухгалтерской отчетности.

Предыдущая статья Топ-3 сервиса для акта сверки: какой выбрать в 2025 году

Следующая статья Акт сверки за 1 минуту в Аспро.Финансы