Что такое акт выполненных работ и как его правильно составить

ИП Александров положил тротуарную плитку на территории завода «ТехШин». По завершении укладки Александров составил акт выполненных работ (АВР) и отдал его на подпись директору завода. После двустороннего подписания документа услуга считается оказанной, теперь предприниматель ждет оплату. Сделать соглашение прозрачным помог акт приемки — расскажем о нем подробнее.

Что значит акт выполненных работ 

Акт выполненных работ, он же акт сдачи-приемки, — это документ, который подписывают две стороны по окончании сделки. Так заказчик подтверждает, что он принял от исполнителя услуги и не имеет претензий.

Чем является акт выполненных работ с точки зрения заказчика:

1. Закрывающим документом. Акт составляют после завершения сделки. Он подтверждает, что все условия договора со стороны исполнителя выполнены, и можно проводить оплату. В финучете это позволяет отображать доходы и расходы в отчетах ПиУ и ДДС, а также управлять обязательствами компании.

2. Первичным документом. Для бухгалтера акт — основание для проведения проводок в бухучете. На его основании можно подтверждать расходы для последующего исчисления налоговой базы. 

Несмотря на то, что нет единого правила составления акта выполненных работ, компании придерживаются общих норм и включают в договор пункт о его подписании. Во многих случаях можно отказаться от акта, но мы не рекомендуем так делать. Документ может пригодится в дальнейшем при общении с контрагентом, налоговой и банками. 

Акт выполненных работ: для чего нужен

Рассмотрим основные задачи акта на примере сделки ИП Александрова и завода «ТехШин» по укладке тротуарной плитки.  

Оценка качества и сроков услуги

Когда ИП Александров закончил работу, на объект выехал заказчик — представитель «ТехШина». Он оценил, насколько качественно уложена плитка. Своей подписью он подтвердил, что услуга оказана хорошо.

Кстати, если работа сдана с нареканиями, то они тоже отражаются в акте. Когда исполнитель подписывает документ, он соглашается с погрешностями в работе. И в дальнейшем заказчик может попросить или потребовать денежную компенсацию за ошибки или их устранение.

Например, Александров ошибся: на одном участке вместо бордюрного камня шириной 150 мм, он положил более тонкий бордюр — 80 мм. После того, как это нарушение было указано в акте выполненных работ, предпринимателю придется демонтировать бордюрный камень и ставить новый. 

А если представитель «ТехШина» не заметил погрешность и подписал акт без изменений, то услуга считается выполненной по правилам. Даже если в договоре были прописаны другие условия. 

Основание для оплаты

На основании подписанного акта представитель «ТехШина» подтвердил выполнение работ исполнителем, после чего была проведена оплата по ранее выставленному счету. В бухгалтерии, имея на руках счет и акт, провели оплату и занесли данные в бухучет. Для бухгалтера, который не видел плитку своими глазами, важен факт оказания услуг, что подтверждает акт выполненных работ.

Подтверждение доходов

ИП Александров получил оплату. Во время налоговой проверки у инспектора возник вопрос — откуда на счет поступили 300 000 ₽? Предприниматель показывает подписанный директором «ТехШина» акт и объясняет: выполнил услугу, получил оплату. Если при этом доход был учтен в налоговой декларации, то у инспектора больше нет опасений, все законно. 

Подтверждение расходов

В это же время бухгалтер «ТехШина» составляет налоговую декларацию. Завод работает по УСН «Доходы минус расходы». Поэтому чем выше подтвержденные доходы, тем меньше налог. Бухгалтер отражает в учете расход 300 000 ₽ на укладку плитки и сокращает налоговую базу. Если у ФНС возникнут вопросы, то понадобится АВР.

Подтверждение целевого использования средств

Чтобы уложить плитку на территории завода, «ТехШин» брал целевой кредит в банке на развитие бизнеса. Поэтому АВР поможет подтвердить банку, что средства были направлены на нужды компании.  

Подтверждение платежеспособности

После укладки плитки ИП Александров решил взять кредит в банке. Там его попросили подтвердить стабильность дохода. Предприниматель собрал все акты сдачи-приемки и пошел с ними в банк: так он доказал, что имеет стабильный заработок. Кредит одобрили. 

Решение споров в суде

Предположим, что «ТехШин» подписал акт, но не оплатил работу ИП Александрова. Что делать с актом выполненных работ? Нести его в суд. Предприниматель подал иск и выиграл дело. Подпись заказчика на акте доказывает, что клиент согласен с качеством оказанных услуг. Суд взыскал с ответчика 300 000 ₽ в сторону исполнителя.  

Что должен содержать акт выполненных работ

Нет единого образца АВР, но текст документа должен содержать информацию о контрагентах и сделке. Что писать в акте выполненных работ:

1. Название документа. 

2. Номер договора, к которому составляется акт. 

3. Дата подписания акта. 

4. Наименование юридических и физических лиц — сторон сделки.

5. Название выполненных работ, их количество. Например, «Установка пластикового окна — 5 шт».  

6. Цена за выполненную работу. 

7. Итоговая стоимость работ с учетом количества выполненных услуг. 

8. Отметка о соответствии работ требованиям заказчика — нужно текстом прописать, что клиент подтверждает качество услуг. 

9. Подписи сторон. 

Посмотрим на примере правила оформления акта выполненных работ:

Составить акт можно двумя способами: 

1. Вручную. Шаблон можно заполнить вручную — внести все данные контрагента и подробности сделки. Это удобно, когда в рамках договора оказывается небольшое количество услуг. Подходит для ИП и компаний с маленьким объемом документооборота. 

2. С помощью сервиса Аспро.Финансы. Он помогает автоматизировать процесс создания актов, вести финансовый учет и отправлять документы контрагентам. Автоматизация помогает сократить количество ошибок в документообороте, ускорить процесс заполнения и отправки акта. Внесите в систему шаблон акта выполненных работ: правила заполнения, информацию о контрагенте и сделках сервис будет учитывать автоматически. 

Аспро.Финансы — облачный сервис для финучета предприятия. Он позволяет контролировать все поступления и списания, а также автоматически формировать счета и акты. Сервис вносит в шаблон атка информацию о компании, контрагенте и оказанных услугах, рассчитывает итоговую стоимость и ставит электронную цифровую подпись на документ. За пару кликов можно сформировать и отправить акт контрагенту сразу из системы. В ней сохраняется вся история документооборота: договоры, счета, акты и прочие документы о сделках. 

• сократить время на заполнение документов; 

• автоматизировать документооборот; 

• минимизировать ошибки в актах.

В каких случаях нужен акт, а когда можно работать без него

Акт — закрывающий документ для бухгалтерии. Он необходим, когда нужно зафиксировать факт выполнения обязательств исполнителем. Но для этих целей компании могут пользоваться другими закрывающими документами:

Таким образом, выбор между актом выполненных работ и другими закрывающими документами зависит от типа сделки и формы налогообложения. Самозанятые физлица не формируют акт выполненных работ, а используют чек. Компании и ИП выбирают закрывающий документ в соответствии с:

• наличием НДС;

• заключением предварительного договора;

• типом сделки — оказание услуг или реализация товаров. 

Ближе всего по содержанию к акту универсальный передаточный документ. Он сложнее в заполнении, но зато позволяет контрагентам дополнительно не делать счет-фактуру. Замена акта на УПД актуальна в тех случаях, когда одна из сторон сделки — плательщик НДС. Например, если бы в нашем примере ИП Александров не только укладывал плитку, но и продавал ее заказчику, тогда было бы удобнее заполнить УПД. 

Также важно понимать, когда акт выполненных работ можно заменить просто чеком или платежным поручением. Такой вариант подходит, если оказанная услуга не была запланирована договором. Например, можно обратиться на шиномонтаж для замены резины — после оказания услуги они выдадут чек. 

А если работы оказывает самозанятое физлицо, то даже наличие договора на оказание услуг не обязывает его формировать акт выполненных работ — достаточно чека. Исключение: если в договоре прописан пункт о подписании акта. 

Промежуточный акт выполненных работ — для поэтапной приемки 

Если предстоят сложные и длительные работы, их разбивают на несколько этапов. Это характерно для проектной деятельности. Поэтапная приемка удобна, когда нужно проводить несколько оплат. Например для возведения здания нужно: 

1. Провести геодезические изыскания.

2. Подготовить и согласовать проектную документацию.

3. Возвести фундамент. 

4. Построить стены. 

5. Положить кровлю. 

6. Вставить окна и двери. 

По завершении каждого этапа исполнитель подготавливает промежуточный акт сдачи-приемки выполненных работ. По содержанию он практически не отличается от стандартного документа, только в тексте дополнительно можно прописать, что работы выполнены в рамках первого, второго или последующих этапов. Когда вся работа завершена, стороны подписывают итоговый АВР.

Предположим, что ИП Александров сначала укладывал только бордюрный камень, а вторым этапом 一 плитку. Тогда закрывающий документ выглядит так:

Корректировочный акт выполненных работ — для внесения изменений

Корректировочный акт — это дополнение к основному документу. Например, как к договору пишут допсоглашение, если нужно изменить какое-то условие сделки. 

Предположим, что завод «ТехШин» решил увеличить площадь тротуарной плитки уже в тот момент, когда первичный акт сдачи-приемки подписан, но работы еще не оплачены. Исполнитель принимается за укладку дополнительной площади, а потом он и заказчик подписывают акт с учетом новых работ. 

Предыдущая статья Постоянные и переменные издержки: что это и как их правильно рассчитать

Следующая статья Автораспределение товаров и услуг по статьям учета